A - 項目發動儀式
B - 每月的發動儀式
C - 每週的管理
D - 每日的管理
E - 每月結算
F - 項目結算
G - 項目後期管理
F04 - 将項目歸檔
本管理活動屬於項目結算組。當項目産品完成後，或者您決定取消項目時，本活動組即會進行。
現在我們已接近項目尾聲，該將所有項目文件歸檔了。
目的
這些文件應該存放於安全位置，以便今後授權給相關人員使用，屆時他們可在自己的項目中使用這些資料，無需重複勞動。項目組合中央管理系統將來可能也需要查看這些信息，以便對過去的項目做更加細致的分析。
常見隱患
請考慮以下重要事項：
- 如果可能，確保將文件存放於一處，不會到處分散。
- 確保文件為只讀模式。
- 務必妥善設置備份系統，這樣不會丟失文件。
- 務必將文件存放於安全位置，只有被授權人員才有訪問權限。
除此以外，文件的常見問題是文字不夠明確，只有經常接觸這些文檔的人員在恰當的時間和背景下，才能理解它們。因此，所有文檔務必簡明扼要，這樣即使相關人員不熟悉項目確切背景，也能理解文檔內容。內部持份者幾個月以後也難以理解自己的文檔，這很常見，因此以上策略也適用於長期項目。
原則
以下原則在本管理活動中起了重要作用：
由 許維謙VINCENT HUI 翻譯