Ez a menedzsment tevékenység a Projektindítás csoporthoz tartozik. Ez a tevékenység csoport a projekt elején zajlik, hogy ezzel felkészítsen a projektre.

Az első menedzsment tevékenység az, hogy egy szervezeti felsővezetőt (lehetőleg igazgatósági tagot) kell kijelölnöd szponzornak. A szponzor a legmagasabb szerep a projektben, és a projektmenedzser neki fog beszámolni.

A szponzor

elszámoltatható a projekt indoklásával és eredményével,
felelős a projekt magas szintű döntéseinek meghozataláért, és
felelős a projekt megfelelő finanszírozásának és forrásainak biztosításáért.

Cél

A szponzor szerepe azért szükséges, mert

a projektmenedzsereknek a mindennapi munkára és a projekt eredményeire kell összpontosítaniuk, amelyek elvonják a figyelmüket, és nem hagynak elég időt és szellemi energiát a projekt magas szintű szempontjainak kezelésére;
Előfordulhat, hogy a projektmenedzserek nem rendelkeznek elegendő szervezeti hatalommal ahhoz, hogy erőforrásokat szerezzenek a projekthez, vagy elegendő stratégiai információval ahhoz, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a projekt illeszkedik-e más szervezeti törekvésekhez.

Gyakori buktatók

A szponzor kiválasztásakor a következőket kell figyelembe venni:

A szponzornak nem kell sok időt töltenie a projekten, de részt kell vennie benne, és idejének egy kis részét a projektre kell fordítania.
A szponzornak éreznie kell, hogy ő a projekt tulajdonosa, és meg kell védenie azt, ugyanakkor habozás nélkül törölnie kell a projektet, ha az elveszíti indokoltságát.
Ha lehetséges, ne legyen egyetlen személy a szponzora minden projektnek, mert minden, ami állandó, hajlamos elhalványulni és akkor ez a szerep értelmét veszti.
Ne nevezz ki egyetlen személyt szponzornak és projektmenedzsernek ugyanahhoz a projekthez (kivéve, ha egyszemélyes projektről van szó), mert eltérül a konkrét projektmenedzsment feladatoktól, és megfeledkezik a viszonylag elvont szponzori tevékenységeről.
A projektmenedzserek és szponzorok ne mikro-menedzseljenek.

Alapelvek

A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben:

Fordította Schwarz Vilmos