Questa attività di gestione appartiene al gruppo Chiusura Progetto. Questo gruppo di attività viene eseguito al completamento del prodotto del progetto o quando si decide di annullarlo.

Ora che ci stiamo avvicinando alla fine del progetto, è il momento di archiviare tutti i documenti del progetto.

Scopo

L’archivio dovrebbe essere sicuro e accessibile alle persone autorizzate in futuro, in modo che possano sempre utilizzare queste informazioni nei loro progetti, invece di dover reinventare la ruota. Il sistema di gestione del portafoglio potrebbe anche aver bisogno di controllare queste informazioni in futuro per un’analisi più dettagliata dei progetti passati.

Comuni ostacoli

Ecco alcuni degli aspetti più importanti da considerare:

Se possibile, assicurati che l’archivio si trovi in un unico posto e che i file non siano sparsi.
Assicurati che l’archivio sia di sola lettura.
Assicurati che sia presente un sistema di backup adeguato per evitare che l’archivio vada perso.
Assicurati che l’archivio sia sicuro e che solo le persone autorizzate vi abbiano accesso.

Oltre a quanto sopra, un problema comune con i documenti è che il testo non è sufficientemente chiaro e solo le persone che lavorano attivamente con i documenti possono comprenderli al momento giusto e nel contesto giusto. Assicuratevi che tutti i documenti siano chiari e semplici, in modo che chiunque non abbia familiarità con il contesto esatto del progetto possa comprenderli. Questa strategia è utile anche durante i progetti lunghi, poiché è molto comune che gli stakeholder interni abbiano difficoltà a comprendere i propri documenti dopo alcuni mesi.

Princìpi

I seguenti principi svolgono un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Tradotto da LISA PALLOCCI