Questa attività di gestione appartiene al gruppo Chiusura del Progetto. Questo gruppo di attività viene svolto quando il prodotto del progetto è completo, o quando si decide di cancellare il progetto.

Ora che ci stiamo avvicinando alla fine del progetto, è il momento di archiviare tutti i documenti del progetto.

Scopo

L’archivio dovrebbe essere sicuro e disponibile, in futuro, alle persone autorizzate, così che possano sempre utilizzare queste informazioni nei loro progetti invece di reinventare la ruota. Anche il sistema di gestione del portfolio potrebbe aver bisogno di controllare queste informazioni in futuro per un’analisi più dettagliata dei progetti passati.

Insidie comuni

Di seguito, alcuni degli aspetti più importanti da considerare:

Quando possibile, assicurarsi che l’archivio sia in un unico posto e che i file non siano dispersi.
Assicurarsi che l’archivio sia in sola lettura.
Assicurarsi che ci sia un sistema di backup appropriato così che l’archivio non vada perso.
Assicurarsi che l’archivio sia sicuro e che solo le persone autorizzate vi abbiano accesso.

Oltre a quanto sopra, un problema comune con i documenti è che il testo non è abbastanza chiaro, e solo le persone che stanno lavorando attivamente con i documenti possono comprenderli nel momento giusto e nel contesto appropriato. Assicurarsi che tutti i documenti siano chiari e semplici, in modo che chiunque non abbia familiarità con l’esatto contesto del progetto possa comprenderli. Questa strategia aiuta anche durante i progetti lunghi, poiché è molto comune per gli stakeholder interni avere difficoltà a comprendere i propri documenti dopo alcuni mesi.

Principi

I seguenti principi giocano un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Translated by Giovanni Toccu