A - Projektinitiering
A03 - Utse nyckelmedlemmarna i teamet
A05 - Identifiera och planera leverablerna
A06 - Identifiera risker och planera åtgärder
A07 - Låt projektinitieringen granskas av en kollega
B - Månatlig initiering
B01 - Revidera och förfina planerna
B02 - Låt månadscykeln granskas av en kollega
C - Veckovis styrning
C01 - Mäta och rapportera resultat
C02 - Planera åtgärder för avvikelser
D - Daglig hantering
E - Månatlig avslutning
F - Projektavslutning
F02 - Utvärdera intressenternas tillfredsställelse
F03 - Kollegagranskning av avslutningen
G - Efterprojekthantering
F04 - Arkivera projektdokumentationen
Denna ledningsaktivitet tillhör gruppen Projektavslutning. Denna aktivitetsgrupp genomförs när projektets produkt är färdig, eller när du beslutar att avbryta projektet.
Nu när vi närmar oss slutet av projektet är det dags att arkivera all projektdokumentation.
Syfte
Arkivet bör vara säkert och tillgängligt för behöriga personer i framtiden, så att de kan använda informationen i sina egna projekt istället för att uppfinna hjulet på nytt. Portföljhanteringssystemet kan också behöva tillgång till denna information i framtiden för djupare analys av tidigare projekt.
Vanliga fallgropar
Här är några av de viktigaste sakerna att tänka på:
- Försök att samla arkivet på ett enda ställe och undvik att filerna är utspridda.
- Se till att arkivet är skrivskyddat.
- Säkerställ att ett ordentligt backupsystem finns på plats så att inget går förlorat.
- Håll arkivet säkert och begränsa åtkomsten till behöriga personer.
Förutom ovanstående är ett vanligt problem att dokumenten inte är tillräckligt tydliga – ofta är det bara de som aktivt arbetat med dem som förstår innehållet i rätt tid och sammanhang. Se därför till att alla dokument är klara och enkla, så att även personer som inte är insatta i projektets detaljer kan förstå dem. Denna strategi hjälper även vid längre projekt, eftersom interna intressenter ofta har svårt att tolka sina egna dokument efter bara några månader.
Principer
Följande principer spelar en viktig roll i denna ledningsaktivitet:
- NUP2: Bevara och optimera energi och resurser.
- NUP5: Gör ingenting utan ett tydligt syfte.
- NUP6: Använd återanvändbara/upprepbara element.
Översatt av DITTNAMN