Ova upravljačka aktivnost ubraja se u grupu aktivnosti Zatvaranje projekta. Grupa aktivnosti je završena kada je projekt završen ii kada se donese odluka o obustavi projekta.

U trenutku kada se približavamo završetku projekta, vrijeme je za arhiviranje kompletne projektne dokumentacije.

Svrha

Arhiva bi trebala biti sigurna i dostupna autoriziranom osoblju u budućnosti, tako da osoblje uvijek može koristiti informacije iz prethodnih projekata, umjesto da “otkriva toplu vodu”. Sustav upravljanja portfeljem bi u budućnosti također mogao trebati arhivirane informacije u svrhu detaljnije analize završenih projekata.

Uobičajene zamke

U nastavku slijede neke od najvažnijih detalja koje trebate uzeti u obzir:

Kad je moguće, nastojte da se kompletna arhiva nalazi na jednom mjestu i da datoteke nisu razbacane
Osigurajte da se dokumenti u arhivi mogu samo čitati, ne i mijenjati
Vodite računa o uspostavi sustava sigurnosnog kopiranja podataka (back-up) kako se oni ne bi izgubili
Arhiva mora biti sigurna i zaštićena, a pristup može imati samo autorizirano osoblje.

Dodatno, česti problem s dokumentacijom je da sadržaj dokumenata nije dovoljno jasan i da jedino osobe koje su aktivno radile na dokumentu mogu razumijeti pravo značenje i kontekst. Vodite računa da su svi dokumenti jasni i jednostavni, tako da ih može razumijeti i netko tko nije upoznat s kontekstom projekta. Ova strategija vam može pomoći i za vrijeme provedbe dugotrajnih projekata, jer se internim dionicima često događa da imaju poteškoće u razumijevanju čak i vlastitih dokumenata nakon nekoliko mjeseci.

Načela

Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:

Preveli Mario Protulipac i Jelena Kljaić Šebrek