To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy Inicjacja projektu. Ta grupa działań jest prowadzona na początku, aby przygotować wszystkich do projektu.

Pierwszym działaniem zarządczym jest mianowanie przez organizację kierownika wyższego szczebla (najlepiej członka zarządu) jako sponsora. Najwyższą rolę w projekcie pełni sponsor, któremu podlega kierownik projektu.

Sponsor jest:

odpowiedzialny za uzasadnienie i wyniki projektu,
podejmowanie decyzji wysokiego szczebla dla projektu,
oraz zapewnienie odpowiedniego finansowania i zasobów dla projektu.

Cel

Rola sponsora jest niezbędna, ponieważ

kierownicy projektów muszą koncentrować się na codziennej pracy i wynikach projektu, co rozprasza ich i nie pozostawia im wystarczająco dużo czasu i energii
kierownicy projektów mogą nie mieć wystarczającej władzy organizacyjnej, aby uzyskać zasoby dla projektu lub mieć wystarczającą ilość informacji strategicznych, aby upewnić się, że projekt jest dostosowany do innych przedsięwzięć organizacyjnych.

Najczęstsze pułapki

Przy podejmowaniu decyzji o wyborze sponsora należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Sponsorzy nie muszą poświęcać dużo czasu na projekt, ale nadal powinni angażować się i poświęcać mu niewielką część swojego czasu.
Sponsorzy muszą poczuwać się do bycia właścicielami projektu i muszą go chronić, ale nie powinni się wahać przed anulowaniem projektu, jeśli straci on swoje uzasadnienie.
Jeśli to możliwe, nie należy mieć jednej osoby jako sponsora dla wszystkich projektów, ponieważ sponsor traci ostrość widzenia. Podobne elementy w różnych projektach przenikają się i tracą pierwotne znaczenie ze względu na kontekst projektu do którego należą.
Nie należy wyznaczać jednej osoby na sponsora i kierownika projektu w tym samym projekcie (chyba że jest to projekt jednoosobowy), ponieważ będzie ona skupiona na wykonywaniu obowiązków związanych z zarządzaniem projektem i może zapomnieć o szerszym kontekście obowiązków sponsora.
Kierownicy projektów i sponsorzy nie powinni być mikro zarządzającymi.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.