A04 - Opisati projekt

Organizirati radionicu s ciljem prikupljanja informacija i pripremiti opis projekta koji sadrži sljedeće informacije:

• Svrha i očekivane koristi
• Očekivani troškovi i trajanje
• Zahtjevi i očekivanja u pogledu kvalitete
• Sažeti opis što ulazi u obuhvat projekta, a što ne
• Popis dionika

Neke informacije koje se traže u opisu projekta u ovom koraku još neće biti dostupne - potrebno je usredotočiti se na postojeće informacije, a ostatak informacija uključiti naknadno. Neovisno o tome, ovaj će se dokument revidirati i dorađivati tijekom projekta.

Ukoliko ste prije već provodili sličan projekt, provjerite njegovu arhivu i iskoristite informacije kako biste pripremili realističan opis.

Obrazac opisa projekta

Svrha

Ovaj nam dokument pomaže kako bismo ostali usklađeni s ciljevima više razine kroz čitavu provedbu projekta. On je također odličan resurs za nove članove tima, više razine menadžmenta ili bilo koga izvan tima tko želi razumijeti sadržaj i svrhu projekta.

Uobičajene zamke

Postoji optimalna razina detalja i preciznosti informacija za ovaj dokument, koja je obično niža u odnosu na ono što praktičari žele vidjeti. Vodite računa o tome da kreirate dokument koji će ispuniti svoju svrhu, radije nego da samo zadovoljite formu o “ispravnom upravljanju projektom”.

Opisujte jasno i koncizno. Izbjegavajte uobičajene korporativne fraze iz kojih ne stoji nikakvo stvarno značenje.

Načela

Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:

• NUP2: Čuvajte i optimizirajte energiju i resurse.
• NUP4: Zapamtite da je lanac čvrst koliko je čvrsta njegova najslabija karika.
• NUP5: Ne činite ništa bez jasne svrhe.
• NUP6: Koristite ponavljajuće elemente.

Preveli Mario Protulipac i Jelena Kljaić Šebrek