Gjennomfør en tydelig kommunikasjon

Denne gruppen med ledelsesaktiviteter hører til gruppen Aktiviteter etter prosjektet, og er en 3- til 6-måneders syklus med aktiviteter som starter etter at proskektet er avsluttet og fortsetter i 1 til 5 år. Denne gruppa med aktiviteter kan gjøres sammen med andre avsluttede prosjekter gjennom et sentralt porteføljestyringssytem.

Det er den samme personen som var prosjekteier for prosjektet som er ansvarlige for disse aktivitetene, om ikke ansvaret er overført til noen andre.

Send en kort beskjed om gevinstene som ble realisert av prosjektet og planer for å forbedre disse. Denne informasjonen kan deles med en mindre gruppe av autoriserte mennesker i organisasjonen (f.eks. ledere og direktører), eller med alle. Det foretrukne er å dele med alle.

HENSIKT

Dette er en kontinuerlig påminnelse til mottakerne om at prosjekter gjennomføres til deres fordel, og at de trenger å ta hensyn til dette i nåværende og fremtidige prosjekter.

VANLIGE FALLGRUVER

Vurder disse tipsene for å unngå de vanligste problemene rundt denne aktiviteten:

Ikke vurder alt som sensitivt, men del helst informasjon med hele organisasjon når det er mulig.
Hold budskapet kort og tydelig.
Hvis du er ansvarlig for flere mindre prosjekter, kan du slå sammen rapportene til én rapport, men vær påpasselig med at hvert prosjekt er dekket.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland