C03 - Spotkanie inicjujące cykl tygodniowy (kick-off)

W przypadku małych projektów należy zebrać wszystkich członków zespołu projektowego, a w przypadku dużych — liderów zespołów, kierowników projektów po stronie dostawców, członków zespołu zarządzającego oraz – w razie potrzeby – innych kluczowych interesariuszy, w celu omówienia następujących kwestii:

• dokonanie przeglądu działań zaplanowanych na nadchodzący tydzień.
• dokonanie przeglądu ryzyk związanych z nadchodzącym tygodniem oraz istniejących problemów, które mogą się rozwinąć w nadchodzącym tygodniu oraz zapisanie ich w Rejestrze Działań Następczych.
• zachęcenie zespołów do ograniczenia zakresu pracy w toku oraz jak najszybsze finalizowanie rozpoczętych zadań.

Szablon - Rejestr Działań Następczych

Cel

Głównym celem jest zapewnienie spójności działań oraz uniknięcie konfliktu pomiędzy pracami zespołów i ich poszczególnych członków.

Typowe pułapki

Uwzględnienie poniższych kwestii pozwoli uniknąć najczęstszych pułapek związanych z tym działaniem zarządczym:

• Nie należy wykorzystywać tego spotkania na sprawdzanie stanu zaawansowania prac (działanie to jest realizowane w C01).
• Nie należy wykorzystywać tego spotkania na planowanie reakcji na zidentyfikowane ryzyka i problemy (jest to realizowane w D01).
• Spotkanie należy przeprowadzić w sposób umożliwiający sprawne omówienie wszystkich tematów, bez nadmiernego przedłużania.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

• NUP4: Pamiętaj, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo.
• NUP5: Nie rób niczego bez wyraźnego celu.

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.