Diese Managementaktivität gehört zur Projektinitiierung. Dieser Aufgabenbereich wird am Anfang durchgeführt, um uns auf das Projekt vorzubereiten.

In der ersten Management-Aktivität ernennt die Organisation eine leitende Manager:in (vorzugsweise ein Vorstandsmitglied) als Sponsor:in. Die Sponsor:in ist die hochrangigste Rolle in dem Projekt. Die Projektmanager:in berichtet direkt an ihn oder sie.

Die Sponsor:in ist

verantwortlich für die Rechtfertigung und Ergebnisse des Projektes,
verantwortlich für das Treffen von hochrangigen Entscheidungen und
verantwortlich dafür, sicherzustellen, dass das Projekt ordentlich finanziert ist und ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen.

Zweck

Die Rolle der Sponsor:in ist notwendig, weil:

Projektmanager:innen sich auf die alltägliche Arbeit und die Ergebnisse des Projektes konzentrieren müssen. Dadurch bleiben nicht ausreichend Zeit und Energie übrig, um sich um hochrangige Aspekte des Projektes zu kümmern;
Projektmanager:innen haben möglicherweise nicht ausreichend Befugnisse, um Ressourcen für das Projekt zu gewinnen oder ausreichend strategische Informationen zu erhalten, um sicherzustellen, dass das Projekt mit anderen Organisationszielen einhergeht.

Übliche Fallstricke

Die folgenden Aspekte sollten bei der Ernennung einer Sponsor:in berücksichtigt werden:

Sponsor:innen müssen nicht viel Zeit für das Projekt aufbringen, aber sollten trotzdem darin involviert sein.
Sponsor:innen müssen sich dem Projekt zugehörig und dafür verantwortlich fühlen. Sie müssen es vor schädlichen Einflüssen bewahren. Allerdings sollten sie auch nicht zögern, das Projekt zu beenden, falls es seine Rechtfertigung verliert.
Falls möglich sollte mehr als eine Person zur Sponsor:in ernannt werden, um personellen Ausfälle vorzubeugen.
Es sollte nicht dieselbe Person als Sponsor:in und Projektmanager:in für dasselbe Projekt ernannt werden (solange es kein Einpersonenprojekt ist). Hier besteht die Gefahr, dass diese Person von konkreten Projektmanagementtätigkeiten abgelenkt wird und die eher abstrakten Pflichten der Sponsor:in vernachlässigt.
Projektmanager:innen und Sponsor:innen sollten keine Micro-Manager:innen sein - sich also nicht um die operativen Details des Arbeitsalltags kümmern müssen.

Prinzipien

Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität:

Übersetzt von Fabian Gregori