A - Avvio del progetto
A02 - Nominare il project manager
A03 - Nominare i membri chiave del team
A05 - Identificare e pianificare i deliverable
A06 - identificare i rischi e pianificare le risposte
A07 - Far revisionare l'avvio del progetto dai pari
B - Avvio mensile
B01 - Rivedere e perfezionare i piani
B02 - far revisionare il ciclo mensile dai pari
C - Gestione Settimanale
C01 - Misurare e riportare le prestazioni
C02 - pianificare le risposte alle deviazioni
D - Gestione quotidiana
E - Chiusura mensile
E01 - Valutare la soddisfazione degli stakeholder
F - Chiusura del progetto
F02 - Valutare la soddisfazione degli stakeholder
F03 - far revisionare dai pari il gruppo di attività di chiusura
G - Gestione Post-Progetto
C02 - pianificare le risposte alle deviazioni
Questa attività di gestione appartiene al gruppo Gestione Settimanale, che è un gruppo di attività svolte all’inizio di ogni settimana.
Se ci sono deviazioni dai target basate sulle misurazioni delle prestazioni in C01, è necessario gestirle e cercare di tornare in linea con gli obiettivi.
In casi complicati, si può organizzare un workshop e ottenere aiuto da tutti o da un gruppo selezionato di membri del team per pianificare come recuperare dalla deviazione. In casi critici o sensibili, informare lo sponsor, chiedere il suo parere e cercare la sua approvazione per il piano di recupero.
Se non è possibile recuperare dalle deviazioni, è necessario richiedere l’approvazione dello sponsor per stabilire target e obiettivi rivisti, e farli approvare. Assicurarsi che le nuove informazioni siano registrate nella Descrizione del Progetto.
Se c’è una ragione sottostante alla deviazione che potrebbe causare problemi simili in futuro, registrarla nel Registro di Follow-Up come rischio e pianificare un’adeguata risposta al rischio.
Scopo
Per raggiungere gli obiettivi del progetto, dobbiamo recuperare dalle deviazioni il prima possibile, prima che si accumulino. Ancora più importante, se proviamo a recuperare dalle deviazioni e non riuscendoci vediamo un trend allarmante nel progetto, sapremo che gli obiettivi del progetto non possono essere raggiunti con i target esistenti, e dovremo rivederli. Una volta rivisti, potrebbero non essere più giustificabili, nel qual caso il progetto potrebbe essere cancellato per evitare perdite maggiori in futuro.
Insidie comuni
Ricordare che un’affermazione generale, vaga e ottimistica come “Da ora in poi dobbiamo lavorare il 15% più velocemente” non è un piano di recupero. I piani di recupero devono essere realistici e includere azioni concrete che possano essere implementate e valutate.
Se si deve scegliere tra recuperare da una deviazione e risolvere la causa principale della deviazione, che potrebbe causare lo stesso problema in futuro, dare priorità a quest’ultima. Altrimenti, si sarà continuamente impegnati nella gestione delle emergenze.
Principi
I seguenti principi giocano un ruolo significativo in questa attività di gestione:
- NUP2: Preserva ed ottimizza energia e risorse.
- NUP3: Sii sempre proattivo.
- NUP4: Ricorda che una catena è forte quanto il suo anello più debole.
- NUP5: Non fare nulla senza uno scopo chiaro.
Translated by Giovanni Toccu