संग्रह भविष्य में अधिकृत लोगों के लिए सुरक्षित और उपलब्ध होना चाहिए, ताकि वे पानी होते हुए भी कुआँ खोदने के बजाय हमेशा अपनी परियोजनाओं में इस जानकारी का उपयोग कर सकें। पिछली परियोजनाओं के अधिक विस्तृत विश्लेषण के लिए पोर्टफोलियो प्रबंधन प्रणाली को भविष्य में इस जानकारी की जांच करने की भी आवश्यकता हो सकती है।

सामान्य सम्भावित नुकसान

निम्नलिखित कुछ सबसे महत्वपूर्ण बातों पर विचार करना है:

जब संभव हो, सुनिश्चित करें कि संग्रह एक ही स्थान पर है और फ़ाइलें बिखरी हुई नहीं हैं।
सुनिश्चित करें कि संग्रह केवल पढ़ने की अनुमति के साथ हो।
सुनिश्चित करें कि एक उचित बैकअप सिस्टम मौजूद हो ताकि संग्रह खो न जाए।
सुनिश्चित करें कि संग्रह सुरक्षित है और केवल अधिकृत लोगों के पास ही उस तक पहुंच है।

उपरोक्त के अलावा, दस्तावेज़ों के साथ एक आम समस्या यह है कि टेक्स्ट पर्याप्त रूप से स्पष्ट नहीं है, और केवल वे लोग जो दस्तावेज़ों के साथ सक्रिय रूप से काम कर रहे हैं, उन्हें सही समय पर और सही संदर्भ में समझ सकते हैं। सुनिश्चित करें कि सभी दस्तावेज़ स्पष्ट और सरल हैं, ताकि कोई भी व्यक्ति जो परियोजना के सटीक संदर्भ से अपरिचित हो, उन्हें समझ सके। यह रणनीति लंबी परियोजनाओं के दौरान भी आपकी मदद करती है, क्योंकि आंतरिक हितधारकों के लिए कुछ महीनों के बाद अपने स्वयं के दस्तावेज़ों को समझने में कठिनाई होना बहुत आम है।

सिद्धांत

निम्नलिखित सिद्धांत इस प्रबंधन गतिविधि में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं: