Dovremmo gestire rischi, problemi e richieste di modifica in modo proattivo. Quando si identifica un nuovo elemento, è necessario registrarlo immediatamente nel Registro di Follow-Up. Quindi, assegnare le relative attività di follow-up a un responsabile (uno dei membri del team) e iniziare a pianificare le risposte per l’elemento. È necessario essere continuamente in contatto con i membri del team e altri stakeholder per identificare rischi e problemi.

Si può ottenere aiuto da altri membri del team, o anche da stakeholder esterni, per rispondere agli elementi. In casi complicati, si può riunire l’intero team e facilitare un workshop affinché tutti possano suggerire una risposta collettiva utilizzando la saggezza della folla. In casi critici, si dovrebbe coinvolgere anche lo sponsor e cercare la sua approvazione per il piano di risposta.

Follow-Up Register template

Scopo

L’obiettivo principale è rispondere a rischi, problemi e richieste di modifica in modo proattivo piuttosto che lasciare che si risolvano automaticamente. Fare ciò ci darà controllo e la possibilità di ottenere i migliori risultati.

Affidarsi alla memoria o a note non strutturate richiede troppa energia mentale e comporta il rischio di dimenticare elementi. Ecco perché è meglio avere un registro semplice e l’autodisciplina per registrare gli elementi non appena vengono identificati.

Gestire tutti gli elementi richiede troppo tempo ed energia, ed è per questo che è necessario assegnare dei responsabili. Oltre a distribuire il lavoro, questo aiuta anche ad allineare tutti verso lo stesso obiettivo.

Insidie comuni

Considerare quanto segue per evitare alcuni dei problemi più comuni in quest’area:

Non aggiungere troppe informazioni di valutazione al Registro di Follow-Up.
Per assicurarsi che tutti gli elementi siano chiusi correttamente, si possono definire delle soglie e obbligare se stessi e gli altri a chiudere gli elementi entro tale soglia.
Evitare risposte generiche e non attuabili. Le risposte devono essere qualcosa che il team può implementare e il responsabile può misurare.
Non passare tutto il tempo a gestire le emergenze (gestione dei problemi) senza prestare attenzione ai rischi, poiché i rischi non gestiti sono una fonte importante di problemi futuri.

Principi

I seguenti principi giocano un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Translated by Giovanni Toccu