Dovremmo gestire rischi, problemi e richieste di modifica in modo proattivo. Quando identifichi un nuovo elemento, dovresti registrarlo immediatamente nel Registro di Follow-Up. Quindi, assegna le attività di follow-up a un responsabile (un membro del team) e inizia a pianificare le risposte per l’elemento. Devi essere costantemente in contatto con i membri del team e gli altri stakeholder per identificare rischi e problemi.

Puoi ottenere supporto da altri membri del team, o anche da stakeholder esterni, per rispondere agli elementi. Nei casi più complessi, puoi riunire l’intero team e facilitare un workshop per tutti, al fine di suggerire una risposta collettiva utilizzando la saggezza della folla. Nei casi critici, dovresti coinvolgere anche lo sponsor e ottenere la sua approvazione per il tuo piano di risposta.

Modello registro follow-up

Scopo

L’obiettivo principale è rispondere proattivamente a rischi, problemi e richieste di modifica, anziché lasciarli risolvere automaticamente. In questo modo avremo il controllo e la possibilità di ottenere i migliori risultati.

Affidarsi alla memoria o ad appunti non strutturati richiede troppa energia mentale e comporta il rischio di dimenticare qualcosa. Ecco perché è meglio avere un registro semplice e l’autodisciplina necessaria per annotare tutto non appena viene identificato.

Gestire tutto richiede troppo tempo ed energie, ed è per questo che è necessario assegnare dei responsabili. Oltre a distribuire il lavoro, questo aiuta anche ad allineare tutti verso lo stesso obiettivo.

Comuni ostacoli

Per evitare alcuni dei problemi più comuni in questo ambito, prendi in considerazione quanto segue:

Non aggiungere troppe informazioni di valutazione al Registro di Follow-Up.
Per garantire che tutti gli elementi vengano chiusi correttamente, puoi definire delle soglie e obbligare te stesso e gli altri a chiudere gli elementi entro tale soglia.
Evita risposte generiche e non attuabili. Le risposte devono essere qualcosa che il team può implementare e il responsabile può misurare.
Non dedicare tutto il tuo tempo a risolvere i problemi (gestire i problemi) senza prestare attenzione ai rischi, poiché i rischi non gestiti sono una delle principali fonti di problemi futuri.

Princìpi

I seguenti principi svolgono un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Tradotto da LISA PALLOCCI