Prowadzenie ukierunkowanej komunikacji

To działanie zarządcze należy do grupy działań Zarządzanie po zakończeniu projektu — cyklu trwającego od 3 do 6 miesięcy, który rozpoczyna się po zakończeniu projektu i trwa od 1 do 5 lat. Tę grupę działań w centralnym systemie zarządzania portfelem można połączyć z grupą działań dotyczących innych zakończonych projektów.

Za ten cykl odpowiada ta sama osoba, która pełniła rolę sponsora projektu, o ile odpowiedzialność nie zostanie przeniesiona na kogoś innego.

Należy wysłać krótką wiadomość zawierającą informacje o korzyściach osiągniętych dzięki projektowi oraz o planach ich zwiększenia. Informacje te mogą zostać udostępnione wąskiej grupie upoważnionych osób w organizacji (np. kierownikom i dyrektorom) lub całemu zespołowi. Preferowane jest udostępnienie ich wszystkim.

Cel

Działanie to pełni funkcję ciągłego przypomnienia, że projekty realizowane są z myślą o dostarczaniu korzyści i że należy uwzględniać to zarówno w bieżących, jak i przyszłych inicjatywach projektowych.

Typowe pułapki

Uwzględnienie poniższych kwestii pozwala uniknąć najczęstszych problemów:

Nie należy wszystkiego traktować jako informacji poufnych — jeśli to możliwe, warto udostępnić informacje całej organizacji.
Wiadomość powinna być krótka i przejrzysta.
W przypadku odpowiedzialności za wiele małych projektów, raporty ich dotyczące można połączyć w jeden dokument, pod warunkiem, że każdy projekt zostanie w nim ujęty.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.