Komunikowanie się w przygotowany sposób

To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy działań zarządzania po projekcie: cykl działań trwający od 3 do 6 miesięcy, który rozpoczyna się po zakończeniu projektu i trwa od 1 roku do 5 lat. Tę grupę działań można połączyć z grupą innych ukończonych projektów w centralnym systemie zarządzania portfelem.

Za ten cykl odpowiada ta sama osoba, która była sponsorem projektu, chyba że odpowiedzialność ta zostanie przeniesiona na kogoś innego.

Wyślij krótką wiadomość informującą o korzyściach osiągniętych dzięki projektowi i planach ich zwiększenia. Informacje te mogą być udostępniane niewielkiej grupie upoważnionych osób w organizacji (np. kierownikom i dyrektorom) lub wszystkim. Preferowane podejście to podzielenie się tymi informacjami ze wszystkimi.

Cel

Jest to ciągłe przypominanie odbiorcom, że projekty są realizowane dla dostarczenia im korzyści i że muszą wziąć je pod uwagę w swoich obecnych i przyszłych projektach.

Najczęstsze pułapki

Rozważenie poniższych kwestii może pomóc uniknąć niektórych z najczęstszych problemów:

Nie traktuj wszystkiego jako poufne, lecz podziel się informacjami z całą organizacją, jeśli to możliwe.
Zapewnij, by wiadomość była krótka i jasna.
Jeśli odpowiadasz za wiele małych projektów, możesz połączyć ich raporty w jeden, ale upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie swoje projekty.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.