Vi bör hantera risker, problem och ändringsbegäran proaktivt. När du identifierar ett nytt ärende ska du omedelbart registrera det i uppföljningsregistret. Tilldela sedan uppföljningsåtgärder till en ansvarig (en av teammedlemmarna) och börja planera åtgärder för ärendet. Du måste kontinuerligt vara i kontakt med teammedlemmar och andra intressenter för att identifiera risker och problem.

Du kan få hjälp av andra teammedlemmar, eller till och med externa intressenter, för att hantera ärenden. I mer komplicerade fall kan du samla hela teamet och hålla en workshop där alla bidrar till en gemensam lösning wisdom of the crowd. I kritiska fall bör du involvera projektets sponsor och få deras godkännande för åtgärdsplanen.

Uppföljningsregister – mall

Syfte

Huvudmålet är att svara på risker, problem och ändringsbegäran proaktivt istället för att låta dem “lösa sig själva”. Genom att göra det behåller vi kontrollen och ökar chansen att uppnå bästa möjliga resultat.

Att förlita sig på minnet eller ostrukturerade anteckningar kräver mycket mental energi och innebär risk för att glömma viktiga punkter. Därför är det bäst att använda ett enkelt register och att ha självdisciplin nog att registrera ärenden så fort de identifieras.

Det tar för mycket tid och energi att hantera alla ärenden själv, och därför behöver du tilldela ansvariga personer. Förutom att fördela arbetet hjälper det också till att skapa en gemensam förståelse och samordning inom teamet.

Vanliga fallgropar

För att undvika vanliga problem, tänk på följande:

För att undvika vanliga problem, tänk på följande:
För att säkerställa att alla ärenden avslutas korrekt, kan du definiera tidsgränser och ålägga dig själv och andra att avsluta ärenden inom dessa.
Undvik vaga eller ogenomförbara svar. Åtgärder måste vara tydliga, möjliga att genomföra av teamet och mätbara av ansvarig person.
Lägg inte all tid på att släcka bränder (hantera problem) – glöm inte riskerna, eftersom ouppmärksammade risker ofta leder till framtida problem.

Principer

Följande principer spelar en viktig roll i denna ledningsaktivitet:

Översatt av Blenis Qokthi, Lavinot Zeqiri, Denisa Bajraktari och Antea Bega.