D01 - Upravljati rizicima, problemima i zahtjevima za promjene

Upravljanje rizicima, problemima i zahtjevima za promjene mora biti proaktivno. Kada se identificira nova situacija, ona se što prije treba zabilježiti u Registru naknadnih radnji. Nakon toga potrebno je zadužiti osobu (jednog od članova projektnog tima) i početi s planiranjem odgovora na situaciju. Kako bi se adekvatno identificirali rizici i problemi, potrebno je kontinuirano održavati kontakte s članovima projektnog tima i ostalim dionicima.

Pomoć u odgovoru na situacije možete dobiti od ostalih članova tima ili čak od vanjskih dionika. U kompliciranim slučajevima možete okupiti cijeli tim i facilitirati radionicu na kojoj će se osmisliti kolektivni odgovor koristeći mudrost gomile.

U kritičnim slučajevima, potrebno je uključiti sponzora i ishodovati njegovo odobrenje za plan odgovora.

Registar naknadnih radnji

Svrha

Glavna svrha je proaktivno odgovoriti na rizike, probleme i zahtjeve za promjenom i ne očekivati da će se oni rješavati sami. Ako ćemo tako postupati, zadržat ćemo kontrolu i mogućnost ostvarivanja najboljih rezulata.

Oslanjanje na pamćenje ili na nestrukturirane bilješke oduzima previše mentalne energije i povećava rizik od zaboravljanja. Zato je potrebno voditi jednostavan registar i imati samodisciplinu bilježiti situacije odmah nakon što su identificirane.

Upravljanje brojnim situacijama oduzima previše vremena i energije. Stoga je važno delegirati zadatke odgovornim osobama, članovima tima. Dodatni argument za širenje zadataka na druge članove tima je njihovo bolje povezivanje sa zajedničkim ciljem.

Uobičajene zamke

Razmotrite sljedeće kako biste izbjegli neke od čestih problema u ovom području:

• Nemojte dodavati previše detalja vezanih uz procjene u “Registar naknadnih radnji”
• Kako biste osigurali da su sve situacije zatvorene na odgovarajući način, možete odrediti pragove i obvezati sebe i druge da sve situacije završite unutar pragova
• Izbjegavajte generičke odgovore koji ne uključuju konkretne aktivnosti. Odgovori moraju biti takvi da ih tim može provesti, a zadužena osoba izmjeriti.
• Nemojte provesti čitavo vrijeme gašući požare (upravljajući problemima) bez poklanjanja pažnje rizicima jer su rizici kojima se ne upravljanja, glavni izvor problema u budućnosti.

Načela

Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:

• NUP2: Čuvajte i optimizirajte energiju i resurse.
• NUP3: Uvijek budite proaktivni.
• NUP4: Zapamtite da je lanac čvrst koliko je čvrsta njegova najslabija karika.
• NUP5: Ne činite ništa bez jasne svrhe.

Preveli Mario Protulipac i Jelena Kljaić Šebrek