A questo punto, il project manager invia i documenti del progetto allo sponsor, il quale prende la decisione di procedere o meno. Per prendere questa decisione, lo sponsor potrebbe dover discutere il progetto con altri responsabili dell’organizzazione, come il livello di gestione del portafoglio, ma spetta allo sponsor decidere come farlo, e non al project manager.

Se avete un cliente esterno e state rispondendo a una richiesta di offerta, oltre a prendere una decisione interna, dovrete anche inviare la proposta al cliente e aspettare che scelga il fornitore e vi dia la decisione finale. Questa attività di gestione si conclude con la firma del contratto o con l’introduzione di un altro elemento legalmente vincolante.

Se avrete dei fornitori esterni e alcuni di loro sono stati selezionati in A05, potreste voler firmare il contratto con loro a questo punto. Altri fornitori esterni possono essere selezionati e i contratti firmati in seguito, su base ad hoc.

Scopo

I progetti che hanno clienti esterni hanno sempre decisioni chiare sul da farsi o meno, ma i progetti interni a volte non hanno questa fase e si insinuano nell’esistenza senza una decisione chiara. È importante che questo sia un cancello chiaro per il progetto e che ci siano firme e impegni adeguati prima di procedere.

D’altra parte, alcune organizzazioni si limitano a investire in qualsiasi progetto finché hanno risorse disponibili. Questa attività di gestione si colloca alla fine di una catena di attività che mirano a trasformarla in una decisione consapevole, basata sulla giustificazione del progetto.

Comuni ostacoli

Ogni organizzazione che lavora con i progetti deve avere un sistema di gestione del portafoglio che valuti e selezioni i progetti in modo olistico, equilibrato e compatibile con le strategie dell’organizzazione. Molti dei problemi attribuiti ai sistemi di gestione dei progetti hanno radici nella gestione del portafoglio; ad esempio, avere troppi progetti allo stesso tempo.

Assicuratevi che tutti capiscano che una decisione di non procedere non è un fallimento, ma è il segno di un sistema di successo che comprende ciò che non è vantaggioso per l’organizzazione, e questo non sarebbe possibile senza lo sforzo dei membri chiave del gruppo di attività di avvio del progetto.

Princìpi

I seguenti principi svolgono un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Tradotto da LISA PALLOCCI