Questa attività di gestione appartiene al gruppo Avvio del Progetto. Questo gruppo di attività viene eseguito all’inizio per prepararci al progetto.

A questo punto, il project manager invia i documenti del progetto allo sponsor, e lo sponsor prende una decisione go/no-go. Per prendere questa decisione, lo sponsor potrebbe dover discutere il progetto con altri decisori nell’organizzazione, come il livello di gestione del portfolio – ma spetta allo sponsor determinare come farlo, e non al project manager.

Se hai un cliente esterno e stai rispondendo ad una richiesta di proposta, oltre a prendere una decisione go/no-go internamente, dovresti anche inviare la proposta al cliente ed attendere che selezioni il proprio fornitore e ti dia la decisione finale go/no-go. Questa attività di gestione è completata quando il contratto è firmato, o quando hai un altro elemento legalmente vincolante.

Se avrai fornitori esterni e alcuni di essi sono stati selezionati in A05, potresti voler firmare il contratto con loro in questo momento. Ulteriori fornitori esterni possono essere selezionati e i contratti firmati successivamente su base ad hoc.

Scopo

I progetti che hanno clienti esterni hanno sempre decisioni go/no-go chiare, ma i progetti interni a volte mancano di questo passaggio e semplicemente iniziano ad esistere senza una chiara decisione. È importante rendere questo un gate chiaro per il progetto e avere firme e impegni appropriati prima di procedere.

D’altra parte, alcune organizzazioni investono in qualsiasi progetto finché hanno risorse disponibili. Questa attività di gestione è alla fine di una catena di attività che mirano a trasformarla in una decisione informata, basata sulla giustificazione del progetto.

Insidie comuni

Ogni organizzazione che lavora con progetti deve avere un sistema di gestione del portfolio che valuti e selezioni i progetti in modo olistico, bilanciato e compatibile con le strategie dell’organizzazione. Molti dei problemi attribuiti ai sistemi di project management hanno radici nella gestione del portfolio; ad esempio, avere troppi progetti contemporaneamente.

Assicurati che tutti capiscano che una decisione no-go non è un fallimento; è un segno di avere un sistema di successo che comprende ciò che non è vantaggioso per l’organizzazione, e questo non sarebbe possibile senza lo sforzo dei membri chiave del team nel gruppo di attività di avvio del progetto.

Principi

I seguenti principi giocano un ruolo significativo in questa attività di gestione:

Translated by Giovanni Toccu