Vid det här laget skickar projektledaren projektets dokumentation till sponsorn, och sponsorn fattar ett go/no-go-beslut. För att kunna fatta detta beslut kan sponsorn behöva diskutera projektet med andra beslutsfattare inom organisationen, såsom portföljledningsnivån – men det är upp till sponsorn att avgöra hur detta görs, inte projektledaren.

Om du har en extern kund och svarar på en förfrågan (RFP), bör du – utöver det interna go/no-go-beslutet – även skicka förslaget till kunden och invänta deras val av leverantör samt deras slutgiltiga go/no-go-beslut. Denna styrningsaktivitet anses avslutad när kontraktet är undertecknat, eller när du har ett annat juridiskt bindande dokument på plats.

Om du ska anlita externa leverantörer och några av dem redan valdes i A05, kan det vara lämpligt att skriva kontrakt med dem i detta skede. Ytterligare externa leverantörer kan väljas och kontrakt tecknas senare, vid behov och ad hoc.

Syfte

Projekt med externa kunder har nästan alltid ett tydligt go/no-go-beslut, men interna projekt saknar ibland detta steg och glider in i genomförandefasen utan ett tydligt beslut. Det är viktigt att göra detta till en tydlig beslutsport för projektet och att ha korrekta underskrifter och åtaganden innan man går vidare.

Å andra sidan finns det organisationer som investerar i vilket projekt som helst så länge de har resurser tillgängliga. Den här styrningsaktiviteten ligger i slutet av en kedja av aktiviteter som syftar till att omvandla beslutet till ett välgrundat ställningstagande baserat på projektets motivering.

Vanliga fallgropar

Varje organisation som arbetar med projekt behöver ha ett portföljhanteringssystem som utvärderar och väljer projekt på ett holistiskt sätt – i balans med organisationens strategi. Många av de problem som ofta tillskrivs projektledningssystem har i själva verket sitt ursprung i portföljhanteringen, t.ex. att man driver för många projekt samtidigt.

Se till att alla förstår att ett no-go-beslut inte är ett misslyckande – det är ett tecken på att organisationen har ett fungerande system som kan identifiera vilka satsningar som inte är fördelaktiga. Detta beslut vore inte möjligt utan insatserna från nyckelpersonerna i aktivitetspaketet för projektinitiering.

Principer

Följande principer spelar en viktig roll i denna ledningsaktivitet:

Översatt av Blenis Qokthi, Lavinot Zeqiri, Denisa Bajraktari och Antea Bega.