Mittaa projektin suoritusta verrattuna tavoitteisiin ja laadi realistisia ennusteita tavoitteille (esim. aika ja kustannukset). Valmistele yksi tai useampi raportti panostaen ennusteisiin, lähetä ne sidosryhmän edustajille ja varmista, että he ovat vastaanottaneet ja ymmärtäneet raportin sisällön.

Tarkista Projektikuvauksen sidosryhmäluettelo varmistaaksesi, että jokainen heistä on saanut asianmukaisen raportin. Jos huomaat, että raportin nykyinen formaatti ei toimi jollekin sidosryhmälle, paranna formaattia ja lisää tämä tieto sidosryhmäluetteloon.

Tarkoitus

Tarkoituksena on ymmärtää, mikä on projektin tila suhteessa tavoitteisiin ja päämääriin. Tätä tietoa hyödynnetään poikkeamista toipumiseen mahdollisimman nopeasti. Toissijainen tarkoitus on pitää asianomaiset sidosryhmät ajan tasalla projektin tilasta, mikä puolestaan luo luottamusta ja lisää yhteistyömahdollisuuksia.

Yleisiä sudenkuoppia

Harkitse seuraavaa välttääksesi yleisimmät sudenkuopat tässä johtamisaktiviteetissa:

Älä yritä olla liian tarkka statusmittauksissa – vakiinnuta sopiva tarkkuus, sellainen, joka palvelee tarkoitusta.
Ole tarkkana mitä mittaat: Mittausten tulee mitata projektin tavoitteita eikä esimerkiksi käytettyjen resurssien määrää.
Pidä raportit lyhyinä, yksinkertaisina, selkeinä ja keskittyen tehokkaisiin edistymisen mittareihin. Jos lähetät yksityiskohtaisen raportin joillekin sidosryhmille, lähetä heille myös lyhyt tiivistelmä.

Periaatteet

Seuraavat periaatteet ovat erityisen tärkeitä tässä johtamistoiminnossa:

Suomennos Jukka Mäki