U ovom koraku voditelj projekta dostavlja projektnu dokumentaciju sponzoru, a sponzor donosi odluku o tome nastavlja li s projektom ili se od projekta odustaje (GO/NO GO odluka). Da bi donio odluku, sponzor će možda trebati raspraviti projekt s drugim donositeljima odluka u organizaciji kao što su primjerice upravitelji portfelja. Treba imati na umu da je to zadatak sponzora, a ne voditelja projekta.

Aka imate vanjskog klijenta i odgovarate na zahtjev za ponudu, dodatno, uz donošenje interne GO-NO GO odluke, trebat ćete poslati ponudu i klijentu i zatim pričekati da on izabere svog dobavljača/izvršitelja i da vam svoju konačnu “GO-NO GO” odluku. Ova upravljačka aktivnost završava potpisivanjem ugovora ili postojanjem nekog drugog pravno obvezujućeg elementa.

Aka ćete imati vanjske dobavljače, a neki od njih su izabrani u A05, možda ćete htjeti u ovom trenutku potpisati s njima ugovor. Dodatni vanjski dobavljači mogu biti naknadno izabrani, a ugovori s njima mogu biti potpisani i kasnije, ad hoc.

Svrha

Projekti koji imaju vanjske klijente uvijek imaju jasne GO/NO GO odluke, ali u internim projektima nekada ova stepenica izostane i stvari se počnu odvijati bez jasne odluke. Važno je napraviti jasan ulazak u projekt i imati prethodno sve potrebne potpise i suglasnosti.

S druge strane, neke organizacije jednostavno investiraju u bilo koji projekt dokle god imaju raspoložive resurse. Ova upravljačka aktivnost je zadnja u lancu aktivnosti usmjerenih na odluke donesene na temelju informacija koje se zasnivaju na opravdanosti projekta.

Uobičajene zamke

Svaka organizacija koja radi s projektima treba imati sustav upravljanja portfeljem koji vrednuje i selektira projekte uz holistički pristup koji je uravnotežen i usklađen sa strategijom organizacije. Brojni problemi koji se pripisuju sustavu upravljanja projektima imaju korijene u upravljanju portfeljem, kao na primjer, provoditi previše projekata istodobno.

Važno je da postoji svijest da NO GO odluka nije neuspjeh; ona je znak da postoji učinkoviti sustav koji razumije što nije korisno za organizaciju. To ne bi bilo moguće bez zalaganja ključnog projektnog tima u grupi aktivnosti uvođenja u projekt.

Načela

Sljedeća načela imaju važnu ulogu u ovoj upravljačkoj grupi aktivnosti:

Preveli Mario Protulipac i Jelena Kljaić Šebrek