A - プロジェクトイニシエーション
B - 月間イニシエーション
C - 週刊管理
D - 毎日の管理
E - 月の締め切り
F - プロジェクト終了
G - プロジェクト後の管理
F04 - プロジェクト文書のアーカイブ
この管理アクティビティはプロジェクト終了 グループに属します。 このアクティビティグループは、プロジェクトの製品が完成した時、またはプロジェクトの取り消しを決定した時に行われます。
プロジェクト終了に近づいてきたところで、すべてのプロジェクト文書をアーカイブする時です。
目的
アーカイブは、安全で、今後認証された人が利用できるようにしなければなりません。そのため、「車輪の再発明」ではなく、プロジェクトにこの情報を常に利用することができます。ポートフォリオ管理システムは、過去のプロジェクトに関するさらに詳細な分析に向けて今後この情報をチェックする必要もあるかも知れません。
共通の落とし穴
以下のことは考慮する最も重要なことの一部です。
- 可能であれば、アーカイブが1ヶ所にあり、ファイルが散乱しないようにしてください。
- アーカイブは読み込み限定にしてください。
- 適切な場所に適切なバックアップシステムがあるようにしてください。そうするとアーカイブを失いません。
- アーカイブは安全で、認証された人だけがアクセスできるようにしてください。
上記のことに加え、文書での共通の問題は、テキストが十分に明確でないことと、文書に積極的に取り組んでいる人だけが適時に正しい前後関係を理解できることです。必ずすべての文書が明確でシンプルであるようにし、プロジェクトの正確な前後関係を熟知していない人でも理解できるようにしてください。内部関係者が数ヶ月後に自分たちの文書を理解することが難しいことがよくあるので、この方法は長期的なプロジェクトの間にも役立ちます。
原則
以下の原則は、この管理アクティビティで重要な役割を果たします。