Тази дейност по управление принадлежи към групата Приключване на проекта. Тази група дейности се извършва, когато продуктът на проекта е завършен, или когато решите да прекратите проекта.

След като наближаваме края на проекта, е време да архивираме всички документи по проекта.

Предназначение

Архивът трябва да бъде обезопасен и достъпен за оторизирани хора в бъдеще, така че те винаги могат да използват тази информация в своите проекти, вместо да преоткриват наново наученото. Може също така да се наложи системата за управление на портфейла от проекти да проверява тази информация в бъдеще за по-подробен анализ на миналите проекти.

Типични клопки

Следващите са някои от най-важните неща, които трябва да се вземат под внимание:

Когато е възможно, уверете се, че архивът е на едно място и файловете не са разпръснати.
Уверете се, че архивът е само за четене, без възможности за редактиране.
Уверете се, че има подходяща резервна система, така че архивът няма да бъде загубен.
Уверете се, че архивът е обезопасен и че само упълномощените хора имат достъп до него.

В допълнение към горното често срещан проблем с документите е, че текстът не е достатъчно ясен и само хора, които активно работят с документите, могат да ги разберат в точния момент и в правилния контекст. Уверете се, че всички документи са ясни и прости, такива, че всеки, който не е запознат с точния контекст на проекта, може да ги разбере. Тази стратегия е полезна и по време на дълги проекти, тъй като е много често срещано вътрешните заинтересовани страни да изпитват затруднения при разбирането на собствените си документи след няколко месеца.

Principles

Следните принципи играят съществена роля в тази управленска дейност:

Преведено от д-р Тодор С. Тодоров