Deze managementactiviteit behoort tot de post-projectbeheer activiteitengroep: een 3 tot 6 maanden durende cyclus van activiteiten die start na afloop van het project en 1 tot 5 jaar doorloopt. Deze activiteitengroep kan worden samengevoegd met die van andere voltooide projecten in een centraal portfoliomanagementsysteem.

Dezelfde persoon die de sponsor van het project was, is verantwoordelijk voor deze cyclus, tenzij deze verantwoordelijkheid aan iemand anders wordt overgedragen.

De sponsor (of iemand namens hem) besteedt een paar uur in elke post-projectbeheer cyclus aan het meten van de voordelen die het project heeft opgeleverd.

Naast de verwachte baten moet de sponsor ook actief op zoek gaan naar onverwachte baten en potentiële baten.

Doel

We moeten de baten van het project evalueren om de volgende redenen:

Het is een herinnering voor de sponsors en andere belanghebbenden dat projecten worden gedaan om voordelen te genereren.
Het helpt ons om onze omgeving te begrijpen en realistischer te worden in toekomstige projecten.
Het helpt ons om manieren te vinden om de baten te vergroten (G02).

Veel voorkomende valkuilen

U kunt enkele van de meest voorkomende problemen vermijden door het volgende in overweging te nemen:

De sponsor kan iemand anders de baten laten evalueren, maar de sponsor moet er volledig toezicht op houden, en deze activiteit beschouwen als een belangrijke managementactiviteit die thuishoort op de hogere managementniveaus.
Een vage, breedsprakige beschrijving van de voordelen dient geen enkel doel. Het resultaat mag van hoog niveau en probabilistisch zijn, maar het moet betekenisvol blijven en bruikbaar zijn in G02.
Vergeet niet dat de baten niet beperkt zijn tot geldelijke baten, en dat ook andere baten zoals reputatie, marktaandeel, kansen en verworven kennis moeten in overweging worden genomen.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders