Aquesta activitat de gestió pertany al grup Tancament del projecte. Aquest grup d’activitats es realitza quan el producte del projecte s’ha completat, o quan s’ha decidit cancel·lar el projecte.

Ara que s’està aproximant el final del projecte és el moment d’arxivar tots els documents del projecte.

Propòsit

L’arxiu ha de ser segur i disponible en el futur per a les persones autoritzades, de manera que sempre puguin utilitzar la informació en els seus projectes en curs, en comptes d’anar inventant la roda cada cop. El sistema de gestió del portafolis és probable que també necessiti disposar d’aquesta informació en el futur per poder analitzar amb més detall els projectes anteriors.

Errades habituals

Les següents són algunes de les coses més importants a tenir en compte:

Quan sigui possible, assegura’t que l’arxiu estigui en un sol lloc i que els fitxers no estiguin dispersos.
Assegura’t que l’arxiu només sigui de lectura.
Assegura’t que hi hagi un sistema de còpia de seguretat adequat perquè l’arxiu no es pugui perdre.
Assegura’t que l’arxiu és segur i que només les persones autoritzades hi tenen accés.

Addicionalment a tot el comentat anteriorment, un problema comú amb els documents és que no siguin prou clars, i que només les persones que hi han treballat els puguin entendre en el moment i context adequats. Assegura’t que tots els documents són clars i simples, de manera que algú que no estigui familiaritzat amb el context del projecte els pugui entendre. Aquesta estratègia també ajuda en els projectes de llarg duració, ja que és molt comú que els interessats interns tinguin dificultats per entendre els seus propis documents després d’uns quants mesos.

Principis

Els següents principis tenen un paper important en aquesta activitat de gestió:

Traduït per Elisabet Duocastella Pla i revisat per Josep Maria Marco Simó