Realizar una comunicación precisa

Esta actividad de gestión pertenece al grupo de actividades Gestión después del proyecto: un ciclo de actividades con una duración de 3 a 6 meses que comienza una vez concluido el proyecto y que continua por un período de 1 a 5 años. Este grupo de actividades puede combinarse con el de otros proyectos finalizados en un sistema central de gestión de portafolio.

La misma persona que ha patrocinado el proyecto es responsable de este ciclo, a menos que esta responsabilidad sea delegada a otra persona.

Envía un mensaje breve para anunciar los beneficios obtenidos a través del proyecto y los planes para incrementarlos. Esta información puedes compartirla con un pequeño grupo de personas autorizadas dentro de la organización (por ejemplo, gerentes y directivos) o bien con una audiencia más amplia. Es preferible que elijas la segunda opción.

Propósito

Se trata de un recordatorio continuo para los destinatarios de que los proyectos son llevados a cabo para generar beneficios y que deben tenerlo en cuenta en los proyectos actuales y en los futuros.

Obstáculos habituales

Puedes evitar los obstáculos más habituales teniendo en cuenta que:

No debes considerar que toda la información es confidencial. En la medida de lo posible, comparte la mayor cantidad de información dentro de la organización.
Mantén el mensaje breve y conciso.
Si eres responsable de varios proyectos pequeños, puedes combinar los informes en uno solo, asegurándote de que todos los proyectos estén incluidos.

Principios

Los siguientes principios desempeñan un papel importante en esta actividad de gestión:

Traducido por Sabrina Stephens y Ángel Águeda Barrero