Ledelsesaktivitetene i denne gruppen hører til gruppen Prosjektavslutnin. Disse aktivitetene gjøres når arbiedet i prosjektett er ferdig, eller når vi bestemmer oss for å avbryte prosjektet underveis.

Nå som vi nærmer oss slutten på prosjektet er det på tide å arkivere dokumentene.

HENSIKT

Arkivet må være lagret trygt og må i fremtiden kun være tilgjengelig for autoriserte personer, slik at de kan bruke den informasjonen i sine prosjekter istedenfor å måtte finne opp hjulet på nytt hver gang. De som driver med porteføljestyring, kan også ha behov for å sjekke denne informasjonen for å få en bedre forståelse av tidligere prosjekter.

VANLIGE FALLGRUVER

Vurder disse tipsene for å unngå de vanligste problemene rundt denne aktiviteten:

Når det er mulig bør man sørge for at dette lagres på ett samlet sted og ikke spres rundt.
Sørg for at det kun er lesetilgang til arkivet.
Sørg for at det er et godt system for backup av dette området så filer ikke blir borte.
Sørg for at arkivet er trygt og at kun autoriserte personer har tilgang.

I tillegg til dette så er det et vanlig problem at teksten ikke er klar nok, og at kun personer som har jobbet med dokumentene forstår innholdet i forhold rett tid og kontekst. Sørg for at det ikke skjer, men at hvem som helst når som helst skal kunne forstå dokumentene. Dette gjelder også for lange prosjekter hvor interne interessenter allerede etter noen måneder blir usikre på hva de egentlig hadde ment.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland