Архів має зберігатися в безпечному місці й бути доступним для авторизованих користувачів у майбутньому, щоб вони завжди могли використовувати цю інформацію у своїх проєктах, а не винаходити колесо. Також ця інформація може знадобитися Системі управління портфелем проєктів в майбутньому для більш детального аналізу минулих проєктів.

Поширені помилки

Нижче наведені деякі з найбільш важливих моментів, які слід враховувати:

За можливості, перевірте, щоб архів знаходився в одному місці, а файли були впорядковані.
Перевірте, щоб архів був доступний тільки для читання.
Подбайте про наявність належної системи резервного копіювання, щоб архів не було втрачено.
Перевірте, що архів зберігається в безпечному місці й доступ до нього мають тільки авторизовані користувачі.

На додаток до вищезазначеного, поширеною проблемою з документами є те, що текст недостатньо зрозумілий, і тільки люди, які активно працюють з документами, можуть зрозуміти їх в потрібний момент і в правильному контексті. Прослідкуйте, щоб усі документи були простими й зрозумілими, щоб навіть незнайома з конкретним контекстом проєкту людина змогла їх зрозуміти. Ця стратегія також допоможе вам під час довгострокових проєктів, оскільки дуже часто внутрішні зацікавлені сторони мають труднощі з розумінням власних документів через кілька місяців.

Принципи

Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності:

Переклав Андрій Яшаров