Διεξάγετε μια επικεντρωμένη επικοινωνία

Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα ενεργειών post-project διαχείριση : a 3- to 6-μήνες κύκλος δραστηριοτήτων που ξεκινούν μετά το τέλος του έργου και συνεχίζονται για 1 εώς 5 χρόνια. Η συγκεκριμένη ομάδα δραστηριοτήτων μπορεί να συγχωνευτεί με μία άλλη απο ολοκληρωμένα έργα σε ενα κεντρικό σύστημα διαχείρισης χαρτοφυλακίου.

Το ίδιο άτομο που ήταν ο χορηγός του έργου είναι υπεύθυνος για τον συγκεκριμένο κύκλο, εκτός και αν αυτή η αρμοδιότητα μεταφερθεί σε κάποιον άλλον.

Στείλτε ενα σύντομο μήνυμα για να ανακοινώσετε τα οφέλη που απορρέουν από το εργο καθώς και τα πλάνα για βελτίωσή τους. Η συγκεκριμένη πληροφορία μπορεί να μοιρασθεί με μια μικρή ομάδα εξουσιοδοτημένων ατόμων στον οργανισμό (π.χ προιστάμενοι και διευθυντές), ή με όλους. Η προτίμηση είναι να μοιρασθεί σε όλους.

Σκοπός

Αυτή είναι μια συνεχής υπενθύμιση στους αποδέκτες ότι τα έργα πραγματοποιούνται για τα οφέλη τους, και ότι χρειάζεται να τα συμπεριλάβουν υπόψιν τους τόσα στα τωρινά όσο και στα μελλοντικά έργα.

Συχνές Παγίδες

Προσέξτε τα ακόλουθα έτσι ώστε να σας βοηθήσουν να αποφύγετε κάποια από τα πιο κοινά προβλήματα:

Μην θεωρήσετε οτιδήποτε εμπιστευτικό, και μοιραστείτε την πληροφορία με όλο τον οργανισμό όταν είναι δυνατόν.
Κρατήστε το μήνυμα σύντομο και ξεκάθαρο.
Εάν είστε υπεύθυνος για πολλά μικρά έργα, μπορείτε να συνδυάσετε τις αναφορές τους σε μία, αλλά διασφαλίστε ότι καλύπτεται κάθε έργο.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος