Ez a menedzsment tevékenység a Projektzárás csoporthoz tartozik. Ez a tevékenységcsoport akkor zajlik, amikor a projekt terméke elkészült, vagy amikor projekt törléséről születik döntés.

Most, hogy a projekt végéhez közeledsz, ideje archiválni az összes projektdokumentumot.

Cél

Az archívumnak biztonságosnak és a jövőben elérhetőnek kell lennie az arra jogosult személyek számára, hogy ezeket az információkat mindig felhasználhassuk projektjeink során, ahelyett, hogy újra feltalálnánk a kereket. Előfordulhat, hogy a portfóliókezelő rendszernek a jövőben ellenőriznie kell ezeket az információkat a múltbeli projektek részletesebb elemzéséhez.

Gyakori buktatók

Az alábbiakban felsorolásra kerülnek azok a legfontosabb szempontok, amelyeket figyelembe kell venni:

Ha lehetséges, ügyelj arra, hogy az archívum egyetlen helyen legyen és a fájlok ne legyenek szétszórva.
Győződj meg arról, hogy az archívum csak olvasható.
Győződj meg arról, hogy megfelelő biztonsági mentések történnek az archívumról.
Győződj meg arról, hogy az archívum biztonságos, és csak arra jogosult személyek férhetnek hozzá.

A fentieken túlmenően gyakori probléma a dokumentumokkal, hogy a szöveg nem kellően áttekinthető, és csak a dokumentumokkal aktívan dolgozók érthetik meg azokat a megfelelő időben és a megfelelő kontextusban. Győződj meg arról, hogy minden dokumentum világos és egyszerű, és az is megértse, aki nem ismeri a projekt pontos kontextusát. Ez a stratégia a hosszú projektek során is segítséget nyújt, mivel nagyon gyakori, hogy a belső érintettek néhány hónap elteltével nehezen tudják megérteni saját dokumentumaikat.

Alapelvek

A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben:

Fordította Schwarz Vilmos