Denne gruppen med ledelsesaktiviter hører til gruppen Prosjektstart. Disse aktivitetene gjøres i starten av prosjektet for å forberede oss til prosjektet.

Gjennomfør en workshop for å samle all nødvendig informasjon og skriv Prosjektbeskrivelsen, som bør inneholde:

Hensikten og forventede gevinster.
Forventet kostnad og tidsbruk.
Kravene til og forventninger om kvalitet.
En overordnet beskrivelse av hva som skal, og hva som ikke skal, være med i prosjektet.
En liste over interessenter.

Siden noe av denne informasjonen ikke er tilgjengelig på dette tidspunktet i prosjektet, så bør en heller konsentrere seg på det man vet pr nå og legge til mere informasjon på et senere tidspunkt. For dette dokumentet vil uansett bli både revidert og mere detaljert utover i prosjektet.

Hvis et tilsvarende prosjekt er gjennomført tidligere er det lurt å sjekke hva som ble arkivert fra dette, og bruke det for å få en mere realistisk beskrivelse av prosjektet.

Mal for Prosjektbeskrivelse

HENSIKT

Dette dokumentet hjelper prosjektteamet med å være i samsvar med de overordnede målene for prosjektet gjennom hele gjennomføringen. Dokumentet er også en god ressurs for nye medlemmer i teamet, ledere eller andre som ikke er en del av prosjektteamet, men som allikevel ønsker å forstå hva prosjektet handler om.

VANLIGE FALLGRUVER

Det er en passende grad av detaljering og nøyaktighet i dette dokumentet, og det nivået er normalt lavere enn hva de som skal gjennomføre prosjektet antar. Sørg for å lage et dokument som kan brukes, fremfor det å bare ha forutinntatte meninger om hva som trengs av informasjon for å lede et prosjekt.

Beskriv alt klart og kort, og unngå typiske organisasjonsmessige erklæringer som egentlig ikke sier noe som helst.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland