C01 - Mål og rapporter fremdrift

Mål fremdriften i forhold til målene og lag realistiske prognoser for målene (f.eks tid og kostnad). Lag deretter en eller flere rapporter, med fokus på prognosene, og send de til de forskjellige interessentene. Sjekk at rapportene er mottatt og forstått.

Sjekk listen over interessenter, som står i Prosjektbeskrivelsen, for å være sikker på at alle får rett rapport. Viser det seg at formatet på en av rapportene ikke passer for én av interessentene, så kan den endres eller lages i en ny utforming, men legg i så fall denne informasjonen inn i listen over interessentene.

HENSIKT

Hensikten er å forstå hvordan prosjektet ligger an i forhold til resultater og mål, som vi trenger for å kunne korrigere for et mulig avvik så fort som mulig. Det andre målet er å holde alle relevante interessenter informert om statusen i prosjektet, noe som skaper tillit og gir en mulighet for et enda bedre samarbeid.

VANLIGE FALLGRUVER

Vurder disse tipsene for å unngå de vanligste problemene rundt denne aktiviteten:

• Ikke vær altfor nøyaktig med målingene, men finn det nivået på nøyaktighet og detaljering som passer best.
• Vær forsiktig med hva som måles: Alle målinger må relateres til prosjektets mål og resultater, heller det enn for eksempel å måle hvor mye ressurser som er brukt.
• Holde rapportene korte, konsise og med søkelyset på å måle effekten av fremdrift. Hvis det sendes en detaljert rapport til en av interessentene, sørg også for at det sendes en kortversjon på én side.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

• NUP4: Husk at en kjede kun er så sterk som det svakeste leddet.
• NUP5: Ikke gjør noe uten et klart formål.

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland