To działanie zarządcze należy do grupy działań Inicjowanie cyklu miesięcznego. Działania z tej grupy są realizowane na początku każdego miesiąca, aby przygotować organizację do nowego cyklu miesięcznego.

W celu dokonania przeglądu ogólnych aspektów planów oraz dodania szczegółów i przypisania opiekunów do przedmiotów dostawy przypadających na najbliższy miesiąc należy przeprowadzić warsztaty. Modyfikacje te mają wpływ na Opis Projektu, Mapę przedmiotów dostawy oraz Rejestr Działań Następczych.

Jeśli wcześniej realizowano podobne projekty, należy sprawdzić ich dokumentację archiwalną i wykorzystać zawarte tam informacje, w celu opracowania bardziej realistycznych planów.

Szablon Opisu Projektu

Szablon Rejestru Działań Następczych

Cel

Plany utworzone w grupie działań związanych z inicjowaniem projektu mają charakter ogólny i są niewystarczające do wdrożenia. W ramach tego działania zarządczego należy je dopracowywać comiesięcznie. Wszystkie plany powinny być weryfikowane na bieżąco, aby odpowiadały aktualnej sytuacji.

Typowe pułapki

Uwzględnienie poniższych kwestii pozwoli uniknąć niektórych z najczęstszych pułapek w ramach tego działania zarządczego:

W celu przeprowadzenia skutecznych warsztatów planowania należy stosować odpowiednie techniki facylitacji.
Należy koncentrować się nie tylko na aktualizacji szczegółowego planu na nadchodzący miesiąc, ale także na aktualizacji ogólnego planu dla całego projektu.
Plan nie powinien obejmować zbyt wielu szczegółowych elementów – należy uwzględniać tylko tyle informacji, ile potrzeba do zaspokojenia potrzeb praktycznych.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.