Vesd össze a projekt előrehaladását a kitűzött célokkal, és készíts egy reális előrejelzést a targetekről (pl. idő és költség). Készíts egy (vagy több) az előrejelzésekre összpontosító riportot, küldd el az érdekelt feleknek, és ellenőrizd, hogy megkapták és megértették-e.

Ellenőrizd az érintettek listáját a Projektleírás-ban, hogy megbizonyosodj arról, hogy mindenki megkapta-e a megfelelő riportot. Ha a kiküldött riport formátuma nem megfelelő az egyik érintett számára, módosítsd a formátumát, vagy készíts egy újat, és add hozzá ezt az információt is az érintettek listájához.

Cél

A fő cél az, hogy megértsük, hol tartunk a kitűzött célokhoz képest. Ennek segítségével a lehető leghamarabb kilábalhatunk az esetleges eltérésekből. A másodlagos cél az érintett érdekelt felek tájékoztatása a projekt állapotáról, ami viszont bizalmat és további együttműködési lehetőséget teremt.

Gyakori buktatók

Fontold meg a következőket, hogy elkerüld ennek a menedzsment tevékenységnek a leggyakoribb buktatóit:

Ne próbálj túl pontos lenni a mérésekkel – találd meg a pontosságnak és a részletességnek azt az optimális szintjét, amely pont megfelel a célnak.
Légy óvatos, hogy mit mérsz: Minden mérésnek meg kell egyeznie a projekt céljaival, és nem például az elköltött erőforrások mennyiségével.
A jelentések legyenek rövidek, egyszerűek, világosak, és a haladás hatékony mérőszámaira összpontosítsanak. Ha részletes jelentést küldesz néhány érdekelt félnek, feltétlenül küldj el nekik egy egyoldalas, rövid változatot is.

Alapelvek

A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben:

Fordította Schwarz Vilmos