To działanie zarządcze należy do grupy działań Zarządzanie po zakończeniu projektu — cyklu trwającego od 3 do 6 miesięcy, który rozpoczyna się po zakończeniu projektu i trwa od 1 do 5 lat. Tę grupę działań w centralnym systemie zarządzania portfelem można połączyć z grupą działań dotyczących innych zakończonych projektów.

Za ten cykl odpowiada ta sama osoba, która pełniła rolę sponsora projektu, o ile odpowiedzialność nie zostanie przeniesiona na kogoś innego.

Po przeprowadzeniu oceny korzyści (G01) sponsor powinien sprawdzić, czy istnieją sposoby ich zwiększenia. Rezultatem mogą być drobne działania przekazane zespołom operacyjnym lub większe zmiany, które w przyszłości mogą przekształcić się w nowe projekty.

Cel

Główne prace projektowe zostały zakończone, co umożliwia czerpanie korzyści z ich rezultatów. Jednak niektóre potencjalne korzyści nie zostaną zrealizowane automatycznie, jeśli po zamknięciu projektu nie zostaną podjęte dodatkowe działania ad hoc — a taka okazja nie powinna zostać pominięta.

Ocena korzyści z wcześniejszych projektów stanowi również cenne źródło pomysłów na przyszłe projekty — szczególnie jeśli jest prowadzona w uporządkowany sposób.

Typowe pułapki

Uwzględnienie poniższych kwestii pozwoli uniknąć najczęstszych problemów:

Należy unikać propozycji niemożliwych do zastosowania w praktyce; zamiast tego warto projektować rozwiązania, które można wdrożyć i ocenić.
To działanie zarządcze nie musi być realizowane samodzielnie — zaleca się włączenie weń innych osób i wspólne podejmowanie decyzji.
Nie należy ograniczać się do oddzielnej oceny korzyści każdego projektu — często skuteczniejsze okazuje się wspólne przeanalizowanie korzyści z wielu projektów przez osoby za nie odpowiedzialne. Należy dopilnować, aby korzyści płynące z każdego projektu, za realizację którego jest się odpowiedzialnym, zostały ocenione w taki czy inny sposób.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.