Táto riadiaca aktivita patrí do skupiny uzávierka projektu. Táto skupina aktivít sa vykoná, keď je produkt projektu hotový alebo keď sa rozhodnete zrušiť projekt.

Teraz, keď sa blížime ku koncu projektu, je čas archivovať všetky projektové dokumenty.

Účel

Archív by mal byť bezpečný a dostupný autorizovaným ľuďom, aby mohli v budúcnosti použiť tieto informácie namiesto znovuvynachádzania kolesa. Aj systém riadenia portfólia môže v budúcnosti potrebovať preveriť tieto informácie na podrobnejšiu analýzu minulých projektov.

Časté pasce

Niektoré z najdôležitejších vecí, ktoré treba zvážiť, sú nasledovné:

Keď to je možné, zabezpečte, aby bol archív na jednom mieste a súbory neboli roztrúsené.
Zabezpečte, aby archív bol len na čítanie.
Zabezpečte, aby existoval vhodný zálohovací systém, aby sa archív nestratil.
Zabezpečte, aby bol archív bezpečný a mali doňho prístup len oprávnené osoby.

Popri vyššie uvedenom je častým problémom dokumentov, že text nie je dostatočne jasný a rozumejú mu len ľudia, ktorí aktívne pracujú s danými dokumentmi v správnom čase a kontexte. Zabezpečte, aby boli všetky dokumenty jasné a jednoduché, aby im mohol porozumieť každý, aj keď nepozná presný kontext projektu. Táto stratégia vám pomáha aj pri dlhých projektoch, keďže je veľmi časté, že interní účastníci (stakeholderi) majú problémy s niekoľkomesačným odstupom porozumieť svojim vlastným dokumentom.

Princípy

V rámci tejto riadiacej aktivity zohrávajú dôležitú rolu nasledovné princípy:

Do slovenčiny preložili Štefan Ondek a Marian Bartko