أَرسِل خطاباً توجيهيّاً مُركّزاً

ينتمي نشاط الإدارة هذا إلى مجموعة إدارة ما بعد المشروع. وتُنفّذ هذه المجموعة من الأنشطة بعد إغلاق المشروع في حلقات متكررة كل 3 أو 6 أشهر وتستمر لمدة 1 إلى 5 سنوات. قد تُدمج أنشطة هذه المجموعة مع غيرها من المشاريع المكتملة الأخرى في نظام إدارة محافظ مركزي.

راعي المشروع هو المسؤول عن إدارة هذه الحلقة، إلا إن فوّض الراعي هذه المسؤولية لشخص آخر.

أَرسِل رسالة قصيرة للإعلان عن الفوائد والآثار المتحقّقة من المشروع وخُطط تطويرها وتحسينها. يُمكن مشاركة هذه المعلومات مع مجموعة صغيرة من الأشخاص المعتمدين في المنظمة (كأعضاء مجلس الإدارة والمدراء والتنفيذيين)، كما يمكن مشاركتها مع الجميع وهو الأفضل.

الغرض من هذا النشاط

الغرض من هذا الخطاب هو التذكير المستمر للجهات المتلقيّة بأن المشروع قد نُفّذ لتحقيق مصلحتهم، وأن عليهم اعتبار ذلك في مشاريعهم الحالية والمستقبلية.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

لا تعتبر كل شيء سِرياً، بل شارك المعلومات مع المنظمة بأكملها قدر الإمكان.
اجعل الرسالة مُوجزة وواضحة.
إن كنت مسؤولاً عن عدة مشاريع صغيرة فيُمكنك دمج تقاريرها في تقرير واحد، مع التأكد أنه يغطّيها جميعها.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر