Táto řídící aktivita patří do skupiny uzávěrka projektu. Táto skupina aktivit se vykoná, když je produkt projektu hotový, nebo když se rozhodnete projekt zrušit.

Nyní, když se blížíme konci projektu, je čas archivovat všechny projektové dokumenty.

Účel

Archiv by měl být bezpečný a dostupný autorizovaným osobám, aby mohli v budoucnosti použít tyto informace na místo znovuobjevování kola. I systém řízení portfolia může v budoucnosti potřebovat prověřit tyto informace kvůli podrobnější analýze minulých projektů.

Obvyklé pasti

Zvažte některé z následujících důležitých záležitostí:

Pokud je to možné, zajistěte, aby byl archiv na jednom místě a soubory nebyly roztroušené.
Zajistěte, aby archív byl jen pro čtení.
Zajistěte, aby existoval vhodný zálohovací systém, aby se archiv neztratil.
Zajistěte, aby byl archiv bezpečný a měli do něj přístup jen oprávněné osoby.

Vedle výše uvedeného je častým problémem, že text dokumentů není dostatečně jasný, a rozumí mu jen osoby, které s danými dokumenty aktivně pracují v daném čase a kontextu. Zajistěte, aby byly všechny dokumenty jasné a jednoduché, aby jim mohl porozumět každý, i když nezná přesný kontext projektu. Tato strategie vám pomáhá i při dlouhých projektech, kdy je velmi časté, že interní účastníci mají problém s několikaměsíčním odstupem porozumět svým vlastním dokumentům.

Principy

V rámci této řídící aktivity sehrávají důležitou roli následující principy:

Do češtiny přeložili Jan Brada a Štefan Ondek