D01 - مدیریت ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر

ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر باید به طور پیشگیرانه مدیریت شوند. هر زمان که مورد جدیدی شناسایی شد، بلافاصله آن را در لیست پیگیری ثبت کنید. سپس، پیگیری آن را به یک متولی (یکی از اعضای تیم) واگذار کرده، برنامه‌ریزی پاسخ به آن را شروع کنید. باید به طور مداوم با اعضای تیم و سایر ذینفعان در ارتباط باشید تا ریسک‌ها و مسایل را شناسایی کنید.

برای پاسخگویی به ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر می‌توانید از سایر اعضای تیم یا حتی ذینفعان برون سازمانی کمک بگیرید. در موارد پیچیده، می‌توانید کل تیم را گرد هم آورده، کارگاهی تشکیل دهید تا با استفاده از خرد جمعی، پاسخ مناسب را طراحی کنید.

در موارد حساس باید حامی را نیز مشارکت دهید و تایید وی را برای برنامه پاسخ دریافت کنید.

هدف

هدف اصلی این است که به ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر پیش‌گیرانه پاسخ دهیم و آن‌ها را به حال خود رها نکنیم تا خود به خود حل شوند. انجام این کار به ما امکان کنترل و رسیدن به بهترین نتایج را می‌دهد.

اتکا کردن به حافظه یا یادداشت‌های پراکنده انرژی ذهنی زیادی نیاز دارد و ریسک فراموشی موارد شناسایی شده را نیز به همراه دارد. به همین دلیل بهتر است یک لیست ثبت ساده داشته باشید و موارد را به محض شناسایی ثبت کنید.

پیگیری همه ریسک‌ها، مسایل و درخواست‌های تغییر به تنهایی، به زمان و انرژی زیادی احتیاج دارد و به همین دلیل لازم است متولیان مختلفی تعیین گردند. با این کار علاوه بر تقسیم کار بین افراد، تمامی افراد در راستای یک هدف قرار می‌گیرند.

چالش‌های رایج

به منظور اجتناب از برخی از رایج‌ترین چالش‌ها در این فعالیت مدیریتی موارد زیر را در نظر بگیرید:

• در اضافه کردن اطلاعات ارزیابی به لیست پیگیری زیاده‌روی نکنید.
• برای اطمینان از به سرانجام رسیدن صحیح همه موارد، آستانه‌های کنترلی مشخص کرده، خود و دیگران را ملزم به انجام کار در این حدود نمایید.
• از پاسخ‌های کلی و غیرعملی اجتناب کنید. پاسخ‌ها باید به گونه‌ای باشند که تیم پروژه بتواند آن‌ها را اجرا کند و متولی بتواند آن را ارزیابی کند.
• تمام وقت خود را صرف رسیدگی به مسایل نکنید و به ریسک‌ها نیز توجه کنید زیرا ریسک‌های مدیریت نشده منشا اصلی بروز مسایل در آینده هستند.

اصول

اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند:

• NUP2: حفظ و بهینه‌سازی انرژی و منابع.
• NUP3: همیشه پیشگیرانه عمل کنید.
• NUP4: استحکام یک زنجير به اندازه استحکام ضعيف­‌ترین حلقه آن است.
• NUP5: بدون وجود هدف واضح و مشخص دست به انجام ھيچ کاری نزنيد.

مترجمان، به ترتیب حروف الفبا: زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، مهدی بهشتی، هیراد چهری، نوید فتحی، مهرزاد منصورزاده، عباس مقدسی