इस समय पर, परियोजना प्रबंधक प्रायोजक को परियोजना दस्तावेज़ भेजता है, और प्रायोजक उसपे आगे बढ़ने/ न बढ़ने का का निर्णय लेता है। यह निर्णय लेने के लिए, प्रायोजक को संगठन में अन्य निर्णय निर्माताओं के साथ परियोजना पर चर्चा करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि पोर्टफोलियो प्रबंधन स्तर - लेकिन यह परियोजना प्रबंधक पर निर्भर न होकर, प्रायोजक पर निर्भर करता है कि वह इसे कैसे करें।

यदि आपके पास कोई बाहरी ग्राहक है और प्रस्ताव के अनुरोध का जवाब दे रहे हैं, तो आंतरिक रूप से आगे बढ़ने/ न बढ़ने का निर्णय लेने के अलावा, आपको ग्राहक को प्रस्ताव भी भेजना चाहिए और उनको आपूर्तिकर्ता का चयन करने को और आपको आगे बढ़ने/ न बढ़ने के निर्णय को अंतिम रूप देने की प्रतीक्षा करनी चाहिए। यह प्रबंधन गतिविधि तब पूरी होती है जब अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, या जब आपके पास कोई अन्य तत्व कानूनी रूप से बाध्यकारी होता है।

यदि आपके पास बाहरी आपूर्तिकर्ता होने जा रहे हैं और उनमें से कुछ A05 में चुने गए हैं, तो आप इस समय उनके साथ अनुबंध पर हस्ताक्षर करना चाहेंगे। अतिरिक्त बाहरी आपूर्तिकर्ताओं का चयन किया जा सकता है और बाद में तदर्थ आधार पर अनुबंधित किया जा सकता हैं।

उद्देश्य

जिन परियोजनाओं में बाहरी ग्राहक होते हैं, उनके पास हमेशा आगे बढ़ने/ न बढ़ने स्पष्ट निर्णय होते हैं, लेकिन आंतरिक परियोजनाओं में कभी-कभी इस कदम की कमी होती है और स्पष्ट निर्णय के बिना कुछ चापलूस अस्तित्व में आ जातें है। यह महत्वपूर्ण है कि इसे परियोजना के लिए एक स्पष्ट द्वार बनाया जाए और आगे बढ़ने से पहले उचित हस्ताक्षर और प्रतिबद्धताएं हों।

दूसरी ओर, कुछ संगठन किसी भी परियोजना में तब तक निवेश करते हैं जब तक उनके पास संसाधन उपलब्ध हों। यह प्रबंधन गतिविधि, गतिविधियों की एक श्रृंखला के अंत में है जिसका उद्देश्य परियोजना के औचित्य के आधार पर इसे एक विवेकवान निर्णय में बदलना है।

सामान्य सम्भावित नुकसान

परियोजनाओं के साथ काम करने वाले प्रत्येक संगठन के पास एक पोर्टफोलियो प्रबंधन प्रणाली होनी चाहिए जो परियोजनाओं का समग्र रूप से मूल्यांकन और चयन करे जो संगठन की रणनीतियों के साथ संतुलित और संगत हो। परियोजना प्रबंधन प्रणालियों के लिए जिम्मेदार कई समस्याओं की जड़ें पोर्टफोलियो प्रबंधन में हैं; उदाहरण के लिए, एक ही समय में बहुत सारे प्रोजेक्ट होना।

सुनिश्चित करें कि हर कोई यह समझे कि आगे न बढ़ने का निर्णय विफल नहीं होता है; यह एक सफल प्रणाली होने का संकेत है जो यह समझती है कि संगठन के लिए क्या फायदेमंद नहीं है, और यह परियोजना प्रारंभिक गतिविधि समूह में टीम के प्रमुख सदस्यों के प्रयास के बिना संभव नहीं होगा।

सिद्धांत

निम्नलिखित सिद्धांत इस प्रबंधन गतिविधि में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं: