D01 - जोखिमों, मुद्दों और परिवर्तन अनुरोधों को प्रबंधित करें

हमें जोखिमों, मुद्दों और परिवर्तन अनुरोधों का सक्रिय रूप से प्रबंधन करना चाहिए। जब आप किसी नए आइटम की पहचान करते हैं, तो आपको उसे तुरंत फॉलो-अप रजिस्टर में रिकॉर्ड करना चाहिए। फिर, इसकी अनुवर्ती गतिविधियों को एक संरक्षक (टीम के सदस्यों में से एक) को सौंपें और आइटम के लिए प्रतिक्रियाओं की योजना बनाना शुरू करें। जोखिमों और मुद्दों की पहचान करने के लिए आपको टीम के सदस्यों और अन्य हितधारकों के साथ लगातार संपर्क में रहना चाहिए।

आइटम पर प्रतिक्रिया देने के लिए आप टीम के अन्य सदस्यों, या यहां तक कि बाहरी हितधारकों से सहायता प्राप्त कर सकते हैं। जटिल मामलों में, आप भीड़ की बुद्धि का उपयोग करके सामूहिक प्रतिक्रिया का सुझाव देने के लिए पूरी टीम को इकट्ठा कर सकते हैं और उन सभी के लिए एक कार्यशाला की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। गंभीर मामलों में, आपको प्रायोजक को भी शामिल करना चाहिए और अपनी प्रतिक्रिया योजना के लिए उनकी स्वीकृति लेनी चाहिए।

फॉलो-अप रजिस्टर टेम्प्लेट

उद्देश्य

मुख्य लक्ष्य जोखिमों, मुद्दों और परिवर्तन अनुरोधों को स्वचालित रूप से हल होने के लिए छोड़ देने के बजाय उनका सक्रिय रूप से जवाब देना है। ऐसा करना हमें नियंत्रण और सर्वोत्तम परिणाम मिलने की संभावना देता है।

अपनी याददाश्त या असंरचित नोट्स पर भरोसा करने से बहुत अधिक मानसिक ऊर्जा लगती है और चीजों को भूलने का जोखिम होता है। इसलिए यह सबसे अच्छा है कि एक साधारण रजिस्टर और वस्तुओं की पहचान होते ही उन्हें रिकॉर्ड करने के लिए आत्म-अनुशासन हो।

सभी वस्तुओं को प्रबंधित करने में बहुत अधिक समय और ऊर्जा लगती है, और इसलिए आपको संरक्षक नियुक्त करने की आवश्यकता है। यह काम को फैलाने के अलावा सभी को एक ही लक्ष्य के साथ जोड़ने में भी मदद करता है।

सामान्य चुंकें

इस क्षेत्र में कुछ सामान्य सामान्य चुंको से बचने के लिए निम्नलिखित पर विचार करें:

• फॉलो-अप रजिस्टर में बहुत अधिक आकलन जानकारी न जोड़ें।
• यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी आइटम ठीक से बंद हैं, आप थ्रेसहोल्ड को परिभाषित कर सकते हैं और खुद को और दूसरों को उस सीमा के भीतर आइटम बंद करने के लिए बाध्य कर सकते हैं।
• सामान्य, अनुत्तरदायी प्रतिक्रियाओं से बचें। प्रतिक्रिया कुछ ऐसी होनी चाहिए जिसे टीम लागू कर सके और संरक्षक माप सके।
• जोखिमों पर ध्यान दिए बिना अपना सारा समय मुद्दों के प्रबंधन में न लगाएं, क्योंकि अप्रबंधित जोखिम भविष्य की समस्याओं का एक प्रमुख स्रोत हैं।

सिद्धांत

निम्नलिखित सिद्धांत इस प्रबंधन गतिविधि में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं:

• NUP2: ऊर्जा और संसाधनों को संरक्षित और अनुकूलित करें।
• NUP3: हमेशा सक्रिय रहें।
• NUP4: याद रखें कि एक श्रृंखला उतनी ही मजबूत होती है जितनी उसकी सबसे कमजोर कड़ी।
• NUP5: बिना किसी स्पष्ट उद्देश्य के कुछ भी मत करो।