Měřte výkonnost projektu ve srovnání s jeho záměrem a vytvářejte realistické odhady cílů (např. čas a náklady). Vytvořte jednu nebo více zpráv se zaměřením na předpovědi, pošlete je různým účastníkům a ověřte u nich, že zprávu obdrželi, a že jí porozuměli.

Zkontrolujte seznam účastníků v popisu projektu, abyste se ujistili, že každý z nich dostal odpovídající zprávu. Pokud zjistíte, že aktuální formát zprávy není vhodný pro některého z účastníků, zrevidujte formát nebo navrhněte novou alternativu, a přidejte tuto informaci do seznamu zainteresovaných stran.

Účel

Hlavním účelem je pochopit, kde se nacházíme v porovnání s cíli, což použijeme na co nejvčasnější vyřešení odchylek. Druhotným účelem je udržovat relevantní účastníky informované o stavu projektu, čímž vytváříme důvěru a další potenciál pro spolupráci.

Obvyklé pasti

Zvažte následující, abyste se vyhnuli nejčastějším pastím v této řídící aktivitě:

Nesnažte se měřit příliš přesně – najděte optimální míru přesnosti a podrobností pro naplnění účelu.
Buďte opatrní, co měříte: Všechna měření musí odpovídat spíše cílům projektu, než sledovat např. množství spotřebovaných zdrojů.
Udržujte zprávy krátké, jednoduché, jasné a soustředěné na efektivní měření postupu. Když některým účastníkům pošlete podrobnou zprávu, pošlete jim i krátkou, jednostránkovou verzi.

Principy

V rámci této řídící aktivity sehrávají důležitou roli následující principy:

Do češtiny přeložili Jan Brada a Štefan Ondek