Ši valdymo veiksmas priklauso Projekto inicijavimo grupei. Šios grupės veiksmai yra atliekami projekto pradžioje, kad atliktume pasiruošimą projektui.

Šiame etape projekto vadovas nusiunčia projekto dokumentus rėmėjui, kuris priima sprendimą, ar projektas bus vykdomas. Prieš priimant sprendimą rėmėjui gali prireikti aptarti situaciją su kitais organizacijos sprendimo priėmėjais (pavyzdžiui, portfelio vadovas ar aukštesnio lygmens vadovybės atstovas), bet tai – rėmėjo atsakomybė, ne projekto vadovo.

Jeigu turite išorinį klientą ir jūsų projekto inicijavimas yra atsakymas į kliento užklausą, be vidinio sprendimo dalyvauti projekte, taip pat turite nusiųsti dokumentus klientui, kuris ir rinksis savo tiekėją bei priims galutinį sprendimą dėl projekto (ne)vykdymo. Šis valdymo veiksmas yra baigtas, kai pasirašoma projekto vykdymo sutartis ar įsigalioja kitas teisinę galią turintis dokumentas.

Jei jūsų projekte dalyvaus išoriniai tiekėjai ar kai kurie jų buvo parinkti A05 etape, tuomet šiame etape reikia pasirašyti sutartis ir su jais. Papildomų tiekėjų atranka ir sutarčių pasirašymas gali būti vykdomas ad hoc pagrindu ir vėlesniuose projekto etapuose.

Tikslas

Projektai, kurie turi išorinius klientus, visada turi aiškų (ne)vykdymo sprendimą, bet kai kurie vidiniai projektai šios valdymo dalies neįgyvendina, o projektai būna be jokio aiškaus sprendimo. Yra itin svarbu turėti aiškų organizacijos sprendimą dėl projekto (ne)vykdymo, rėmėjo parašą ir įsipareigojimus prieš pradedant įgyvendinimą.

Kita vertus, kai kurios organizacijos investuoja į bet kurį projektą tol, kol turi atliekamų resursų. Tokiu atveju sprendimas yra valdymo veiksmų sekos pabaigoje ir jo pagrindinis tikslas - priimti tikslingą sprendimą, remiantis projekto pagrindimu.

Įprastos klaidos

Kiekviena su projektais dirbanti organizacija turi turėti projektų portfelio valdymo sistemą, kurios pagalba projektai yra vertinami ir atrenkami holistiniu, su strategija suderinamu būdu. Daug su projektų valdymu siejamų problemų kyla iš netinkamo portfelio valdymo praktikų, pavyzdžiui, pernelyg daug vykdomų projektų vienu metu.

Jūsų komanda ir organizacija turi aiškiai suprasti, kad nevykdymo sprendimas nėra nesėkmė, bet sėkmingos sistemos, kuri padeda organizacijai suvokti, kas jai nėra naudinga, požymis. Toks nevykdymo sprendimas yra neįmanomas be atitinkamo kertinių komandos narių indėlio surenkant informaciją.

Principai

Šie principai yra itin svarbūs valdymo veikloje:

Vertė Pavel Jonis