Deze managementactiviteit behoort tot de post-projectbeheer activiteitengroep: een 3 tot 6 maanden durende cyclus van activiteiten die start na afloop van het project en 1 tot 5 jaar doorloopt. Deze activiteitengroep kan worden samengevoegd met die van andere voltooide projecten in een centraal portfoliomanagementsysteem.

Dezelfde persoon die de sponsor van het project was, is verantwoordelijk voor deze cyclus, tenzij deze verantwoordelijkheid aan iemand anders wordt overgedragen.

Na het evalueren van de voordelen (G01), moet de sponsor nagaan of er manieren zijn om deze voordelen te vergroten. Het resultaat kan bestaan uit kleine activiteiten die worden toegewezen aan de operationele teams, of uit grote veranderingen die in de toekomst nieuwe projecten kunnen worden.

Doel

Het belangrijkste werk voor het project is gedaan en u verdient het om ervan te profiteren. Sommige potentiële voordelen komen echter niet vanzelf tot stand. Hiervoor moet u na de afsluiting van het project extra, ad hoc acties ondernemen.

Anderzijds is het evalueren van de voordelen van de vorige projecten een geweldige bron van ideeën voor de toekomstige projecten. Dat gebeurt het best op een gestructureerde manier.

Veel voorkomende valkuilen

Als u het volgende in gedachten houdt, kunt u de meest voorkomende valkuilen vermijden:

Vermijd beweringen waar niets mee gedaan kan worden, en concentreer u op het ontwerpen van echte oplossingen die geïmplementeerd en geëvalueerd kunnen worden.
U hoeft deze managementactiviteit niet alleen te doen. Nodig andere mensen uit om mee te doen en samen te beslissen.
Beperk u niet tot het afzonderlijk en geïsoleerd evalueren van de voordelen van elk project. Soms werkt het beter als u samenkomt met de mensen die verantwoordelijk zijn voor andere projecten en de voordelen van meerdere projecten samen evaluereert. Zorg er wel voor dat de baten van elk project waarvoor u verantwoordelijk bent op de een of andere manier worden geëvalueerd.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders