Zaawansowanie prac w ramach projektu w porównaniu z założonymi celami powinno podlegać pomiarowi. Konieczne jest też przygotowanie realistycznych prognoz dotyczących parametrów projektu (np. czasu i kosztów). Należy sporządzić jeden lub wiele raportów koncentrujących się na prognozach, wysłać je do różnych interesariuszy oraz upewnić się, że odebrali oni i zrozumieli dostarczone raporty.

Listę interesariuszy z Opisu Projektu należy sprawdzić, aby upewnić się, że każdy z nich otrzymał właściwy raport. Jeżeli okaże się, że aktualny format raportu nie jest odpowiedni dla danego interesariusza, format należy zmodyfikować lub przygotować nowy i dodać tę informację do listy interesariuszy.

Cel

Głównym celem jest określenie stanu realizacji projektu w odniesieniu do celów oraz parametrów projektu, co umożliwia jak najszybsze skorygowanie odchyleń. Drugim celem jest dostarczanie stosownym interesariuszom bieżących informacji o statusie projektu, co z kolei pomaga budować zaufanie i zwiększa potencjał współpracy.

Typowe pułapki

Uwzględnienie poniższych kwestii pomoże uniknąć najczęstszych pułapek związanych z tym działaniem zarządczym:

Nie należy dążyć do nadmiernej dokładności w pomiarach – należy ustalić optymalny poziom dokładności i szczegółowości, który powinien służyć realizacji celu pomiaru.
Należy uważać, co jest mierzone: wszystkie pomiary muszą dotyczyć celów oraz parametrów projektu, a nie np. ilości wykorzystanych zasobów.
Raporty powinny być krótkie, jasne, zwięzłe i koncentrować się na efektywnych wskaźnikach postępu. Jeśli wysyłany jest szczegółowy raport, należy również dostarczyć interesariuszom jego skróconą, jednostronicową wersję.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.