To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy Zamknięcie projektu. Ta grupa działań jest wykonywana, gdy produkt projektu jest kompletny lub gdy pojawi się decyzja o jego anulacji.

Teraz, gdy zbliżamy się do końca projektu, nadszedł czas, aby zarchiwizować zgromadzone w trakcie projektu dokumenty projektowe.

Cel

Archiwum powinno być bezpieczne i dostępne dla upoważnionych osób w przyszłości, aby zawsze można wykorzystać te informacje w projektach zamiast wymyślać koło na nowo. System zarządzania portfelem może również wymagać sprawdzenia tych informacji w przyszłości w celu bardziej szczegółowej analizy poprzednich projektów.

Najczęstsze pułapki

Poniżej przedstawiono niektóre z najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę:

Jeśli to możliwe, upewnij się, że archiwum znajduje się w jednym miejscu, a pliki nie są rozproszone.
Upewnij się, że archiwum jest tylko do odczytu.
Upewnij się, że istnieje odpowiedni system tworzenia kopii zapasowych, aby archiwum nie zostało utracone.
Upewnij się, że archiwum jest bezpieczne i tylko upoważnione osoby mają do niego dostęp.

Oprócz powyższego, częstym problemem związanym z dokumentami jest to, że tekst nie jest wystarczająco jasny i tylko osoby aktywnie pracujące z dokumentami mogą je zrozumieć we właściwym czasie i we właściwym kontekście. Upewnij się, że wszystkie dokumenty są jasne i proste, tak aby każdy, kto nie jest zaznajomiony z dokładnym kontekstem projektu, mógł je zrozumieć. Ta strategia pomaga również podczas długotrwałych projektów, ponieważ bardzo często zdarza się, że wewnętrzni interesariusze mają trudności ze zrozumieniem własnych dokumentów po kilku miesiącach.

Zasady

Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.