Мы должны проактивно управлять рисками, проблемами и запросами на изменения. Когда вы выявляете новый такой элемент, вы должны немедленно записать его в Реестр последующих действий. Затем назначьте ответственного (одного из членов команды) и начните планировать ответные действия по этому пункту. Вы должны постоянно поддерживать контакт с членами команды и стейкхолдерами для выявления рисков и проблем.

Вы можете обратиться за помощью к другим членам команды или даже к внешним стейкхолдерам, чтобы определить варианты действий на риски/проблемы/запросы. В сложных случаях вы можете собрать всю команду и провести воркшоп для всех, чтобы вместе найти лучший ответ, используя коллективный разум. В критических случаях обратитесь к спонсору для согласования вашего плана реагирования.

Шаблон Реестра последующих действий

Цель

Основная цель – проактивно отвечать на риски, проблемы и запросы на изменения, а не искать решение в момент их появления. Это позволит вам контролировать ситуацию и добиваться наилучших результатов.

Полагаясь на свою память или на бессистемные заметки, вы тратите слишком много умственных сил и рискуете что-то забыть. Вот почему лучше всего иметь простой реестр и соблюдать самодисциплину, чтобы записывать события сразу же после их обнаружения.

Для управления всеми рисками, проблемами и запросами требуется слишком много времени и энергии, поэтому необходимо назначить ответственных. Помимо распределения работы, это также помогает объединить всех для достижения единой цели.

Распространённые ошибки

Примите во внимание следующее:

Не добавляйте слишком много информации об оценке событий в Реестр последующих действий.
Для эффективного завершения всех задач можно определить их пороговые значения и обязать себя и других закрывать задачи в пределах этого порога.
Избегайте общих решений, не требующих действий. Варианты должны быть такими, чтобы команда смогла их реализовать, а ответственный – измерить.
Не тратьте всё своё время на «тушение пожаров» (управление проблемами), не обращая внимания на риски. Нерегулируемые риски – основной источник будущих проблем.

Принципы

Следующие принципы играют значительную роль в управленческой деятельности:

Переведено: Алексей Сокол, Антон Кикоть, Валерия Ильенкова, Дмитрий Ильенков