Треба проактивно управљати ризицима, проблемима и захтевима за промене. Када се идентификује нова ставка, треба је одмах записати у Регистар за Праћење. Након тога, одредити задужену особу за даље праћење ставке (неко од чланова тима) и почети са планирањем одговора на ставку. Мора се непрекидно бити у контакту са члановима тима и другим заинтересованим странама да би се идентификовали ризици и проблеми.

За одговор на ставке, може се потражити помоћ од других чланова тима или чак спољних заинтересованих страна. У компликованијим случајевима, може се окупити цео тим и модерирати радионица како би се посредовало у тражењу колективног одговора користећи Мудрост гомиле. У критичним случајевима, треба укључити и спонзора и тражити њихово одобрење за планирани одговор.

Регистар за Праћење - образац

Сврха

Главни циљ је проактиван одговор на ризике, проблеме и захтеве за промене, пре него пуштати да се сами од себе разреше. Тиме стичемо контролу и могућност добијања најбољих резултата.

Ослањање на памћење или на неструктурисане белешке изискује превише менталне енергије и ствара ризик заборављања ставки. Због тога је најбоље имати једноставан регистар и самодисциплину за записивање ставки чим се идентификују.

Потребно је превише времена и енергије за управљање сваком ставком, зато је потребно расподелити на задужене особе. Осим расподеле у тиму, ово помаже да сви боље повежу са заједничким циљем.

Честе замке

Размотрити следеће да би се избегли најчешћи проблеми у овом подрућју:

Не додавати превише детаља везано за процене у Регистар за Праћење.
Да би се омогућило правилно затварање свих ставки, дефинисати прагове и обавезати себе и друге на затварање ставки унутар задатих прагова.
Избећи генеричке, неспроводљиве/неделотворне одговоре. Одговори морају бити нешто што тим може да имплементира, а задужена особа да измери.
Не трошити сво време на “гашење пожара” (управљање проблемима) без поклањања пажње ризицим, пошто су ризици којима се не управља велики велики извор будућих проблема.

Принципи

Следећи принципи играју значајну улогу у овој управљачкој активности:

Превео Владимир Мајсторовић