Riskleri, sorunları ve değişim taleplerini proaktif bir şekilde yönetmeliyiz. Yeni bir öğe tespit ettiğinizde, bunu hemen Takip Kaydı içerisine kaydetmelisiniz. Ardından, takip aktivitelerini bir sorumlu kişiye (ekip üyelerinden birine) atayın ve öğe için yanıtları planlamaya başlayın. Riskleri ve sorunları belirlemek için ekip üyeleri ve diğer paydaşlarla sürekli iletişim halinde olmalısınız.

Öğelere yanıt vermek için diğer ekip üyelerinden ve hatta dış paydaşlardan yardım alabilirsiniz. Karmaşık durumlarda, tüm ekibi toplayabilir ve ortak akıl kullanarak toplu bir yanıt önermeleri için bir çalıştay düzenleyebilirsiniz. Kritik durumlarda, sponsoru da dahil etmeli ve yanıt planınız için onların onayını almalısınız.

Takip Kaydı Şablonu

Amaç

Temel amaç, risklerin, sorunların ve değişiklik taleplerinin kendi kendilerine çözülmesine fırsat vermektense bunlara proaktif bir şekilde yanıt vermektir. Bunu yapmak bize en iyi sonuçları alma ve kontrol imkanı verecektir.

Hafızanıza veya yapılandırılmamış notlara güvenmek çok fazla zihinsel enerji harcar ve öğeleri unutma riskini taşır. Bu nedenle, basit bir ajandaya sahip olmak ve öğeleri tanımlandığı anda kaydetmek için öz disipline sahip olmak en iyisidir.

Tüm öğeleri yönetmek çok fazla zaman ve enerji gerektirir ve bu yüzden sorumlu kişiler atamanız gerekir. İşle ilgili görevleri yaymanın yanı sıra, herkesin aynı hedefe ulaşmasına da yardımcı olur.

Yaygın tuzaklar

Bu alandaki en yaygın sorunlardan bazılarını önlemek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

Takip Kaydı içerisine çok fazla değerlendirme bilgisi eklemeyin.
Tüm öğelerin düzgün bir şekilde kapatıldığından emin olmak için eşikler tanımlayabilir ve kendinizi ve diğerlerini bu eşik içindeki öğeleri kapatmaya zorlayabilirsiniz.
Genel, eyleme geçilemez yanıtlardan kaçının. Yanıtlar, ekibin uygulayabileceği ve sorumlu kişinin ölçebileceği bir şey olmalıdır.
Yönetilmeyen riskler gelecekteki sorunların ana kaynağı olduğundan, risklere dikkat etmeden tüm zamanınızı acil durumla mücadele sorunlarını yönetmeye harcamayın.

Prensipler

Aşağıdaki prensipler bu yönetim aktivitesinde önemli bir rol oynamaktadır:

Çevirenler Burcu Gulec, Seyfi Ozturk, Unsal Atasoy, Ismail Kose