در این مرحله مدیر پروژه اسناد و مدارک پروژه را برای حامی ارسال می‌کند و حامی در خصوص ادامه دادن یا خاتمه پروژه تصمیم می‌گیرد. ممکن است حامی نیاز به صحبت و همفکری با دیگر تصمیم‌گیرندگان سازمان در لایه مدیریت پورتفولیو داشته باشد. در هر حال، تعیین روش انجام این کار با حامی است و نه مدیر پروژه.

اگر شما کارفرمای برون سازمانی داشته باشید و در حال پاسخ گویی به دعوت به شرکت در مناقصه هستید، لازم است علاوه بر تصمیم گیری ادامه/خاتمه در داخل سازمان، آن تصمیم را برای کارفرما نیز ارسال کنید و منتظر بمانید که آن‌ها تامین کننده خود را انتخاب کرده، تصمیم نهایی در خصوص ادامه یا خاتمه پروژه را به شما اعلام کنند. این فعالیت مدیریتی هنگامی که قرارداد یا سند قانونی مشابهی امضا می‌شود به پایان می‌رسد.

اگر قرار است تامین کننده‌های برون سازمانی داشته باشید و برخی از آن‌ها در A05 انتخاب شده‌اند، احتمالا نیاز است که در این مرحله با آن‌ها قرارداد ببندید. انتخاب دیگر تامین کنندگان برون سازمانی و امضای قرارداد با آن‌ها ممکن است بعداً به صورت موردی صورت پذیرد.

هدف

پروژه‌هایی که کارفرمای برون سازمانی دارند همواره تصمیمات ادامه/خاتمه واضح و روشنی دارند، ولی در پروژه‌های درون سازمانی گاهی این مرحله مورد غفلت واقع شده، بدون اخذ تصمیم مشخص ادامه پیدا می‌کند. این مرحله را می‌توان به عنوان مایلستونی برای پروژه در نظر گرفت و پیش از ادامه مسیر، تعهدات و امضاهای لازم را اخذ نمود.

از سوی دیگر، برخی سازمان‌ها مادامی که منابعی در دسترس دارند در هر پروژه‌ای سرمایه گذاری می‌کنند. این فعالیت مدیریتی در پایان زنجیره‌ای از فعالیت‌ها قرار دارد و هدف آن اطمینان از اخذ تصمیم‌های آگاهانه در راستای توجیه پذیری پروژه است.

چالش‌های رایج

هر سازمان پروژه محور برای ارزیابی جامع پروژه‌ها، انتخاب پروژه‌های مناسب و اطمینان از همسو بودن آن‌ها با اهداف استراتژیک سازمان نیاز به استقرار سیستم مدیریت پورتفولیو دارد. بسیاری از مشکلات منتسب به سیستم مدیریت پروژه ریشه در ضعف مدیریت پورتفولیو دارد؛ به عنوان مثال، داشتن پروژه‌های بسیار زیاد به صورت همزمان.

همه باید درک کنند که تصمیم در خصوص خاتمه زودهنگام پروژه یک شکست نیست، بلکه نشانه‌ای از وجود سیستمی هوشمند در مدیریت پروژه است که توانسته آن‌چه برای سازمان سودمند نیست را تشخیص دهد و این موضوع بدون کمک اعضای کلیدی تیم در گروه فعالیت‌های آغازش پروژه میسر نیست.

اصول

اصول زیر در این فعالیت مدیریتی نقشی به سزایی دارند:

مترجمان، به ترتیب حروف الفبا: زینب آقابابایی، وحید آزادمنش، مهدی بهشتی، هیراد چهری، نوید فتحی، مهرزاد منصورزاده، عباس مقدسی