Hvis det avdekkes et avvik i forhold til målene, basert på målingen av fremdrift fra C01, må disse håndteres slik at prosjektet kan komme tilbake på rett spor igjen.

Er det en komplisert situasjon kan det arrangeres en workshop for å få hjelp fra alle, eller i hvert fall noen av teammedlemmene, for å planlegge hvordan avviket kan rettes opp. Er det et kritisk eller sensitivt avvik, så må prosjekteier informeres. Prosjekteier blir først bedt om gi et råd og deretter om å godkjenne en avviksplan for å løse avviket.

Hvis det ikke er mulig å komme tilbake til normal situasjon i prosjektet, så må det søkes godkjenning fra prosjekteier om å sette reviderte mål og resultater for prosjektet, og denne informasjonen må legges inn i Prosjektbeskrivelsen.

Hvis det er en underliggende årsak til dette avviket, som kan forårsake tilsvarende situasjoner også i fremtiden, så må det legges inn som en usikkerhet i Oppfølgingsregisteret. Så må det planlegges tiltak mot dette.

Mal for Prosjektbeskrivelse

Mal for Oppfølgningsregister

HENSIKT

For å oppnå målene til prosjektet, så må avviket ordnes opp i så fort som mulig. Det må gjøres før dette, og andre avvik, hoper seg opp. Men like viktig er at hvis forsøket på å rette opp avviket ikke lykkes, og det samtidig er en illevarslende trend i prosjektet, så vil ikke målene til prosjektet oppnås. Da må målene vurderes på nytt, for da er kanskje ikke lønnsomheten i prosjektet like god lenger. Da må kanskje prosjektet avbrytes helt for å unngå et større tap i fremtiden.

VANLIGE FALLGRUVER

Husk at en generell, vag og håpefull formulering som: «Vi må jobbe 15% bedre fra nå av» ikke er en avviksplan. Avviksplaner må være realistiske og inneholde handlinger som kan gjennomføres og evalueres i ettertid.

Hvis man må velge mellom å gjenopprette avviket eller løse den bakenforliggende årsaken til avviket, som kan forårsake samme hendelse senere, så prioriter det siste. Ellers vil man hele tiden måtte opptre som en brannslukker.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland